Alles, was dein Helferteam braucht.
EVANU Helfer begleitet den kompletten Prozess: von der Planung und Besetzung über Kommunikation und Helferinformationen bis zum Live-Betrieb während des Events.
Eine klare Struktur für einfache und komplexe Events.
Kleine Events können bewusst einfach aufgebaut werden. Bei grossen Veranstaltungen wächst das System mit Sektoren, Bereichen, Aufgaben, Teams und mehreren parallelen Schichten.
Aufbau des Events
Von der einfachen Schicht bis zur mehrstufigen Grossanlass-Struktur.
Einfach- und Grossanlass-Modus
Die Oberfläche kann auf kleine Events reduziert oder für komplexe Grossveranstaltungen erweitert werden.
Sektoren & Bereiche
Gelände, Hallen oder organisatorische Zonen können logisch getrennt und Verantwortlichkeiten zugeordnet werden.
Aufgaben & Teams
Funktionen wie Einlass, Bar, Gästebetreuung oder Logistik werden als klare Aufgaben und Teams geführt.
Schichten
Start, Ende, benötigte Personen, Einsatzort und Anforderungen werden direkt an der Schicht hinterlegt.
Seriengenerator
Wiederkehrende oder ähnliche Schichten lassen sich effizient als Serie erstellen.
Schichten duplizieren
Bestehende Einsätze können als Vorlage verwendet und schnell angepasst werden.
Schichten visuell planen.
Die zeitliche Übersicht zeigt schnell, wann welche Teams eingesetzt werden, wo Lücken entstehen und welche Bereiche gleichzeitig Personal benötigen.
Die richtige Person in der richtigen Schicht.
Nicht jede Aufgabe eignet sich für jeden Helfer. EVANU Helfer berücksichtigt Verfügbarkeit, Anforderungen und organisatorische Regeln.
Mehrere Wege zur Besetzung
Je nach Event bestimmt die Leitung, wie Helfer zu ihren Einsätzen kommen.
Manuelle Zuteilung
Die Einsatzleitung weist Helfer gezielt einer konkreten Schicht zu.
Automatische Verteilung
Das System kann passende Helfer anhand von Verfügbarkeit und definierten Regeln auf Einsätze verteilen.
Selbstwahl
Helfer können aus noch verfügbaren Einsätzen selbst ihre gewünschte Schicht auswählen.
Flexibler Helferpool
Helfer geben Verfügbarkeitsfenster an. Die definitive Zuteilung erfolgt später durch die Einsatzleitung.
Automatische Prüfungen
Typische Planungsfehler werden bereits bei der Zuteilung abgefangen.
Kapazitätsprüfung
Eine Schicht kann nicht unkontrolliert über die definierte Helferanzahl hinaus besetzt werden.
Überschneidungsprüfung
Zeitlich kollidierende Einsätze desselben Helfers werden erkannt.
Mindestalter
Für einzelne Aufgaben kann ein Mindestalter definiert und geprüft werden.
Qualifikationen
Aufgaben können bestimmte Fähigkeiten oder Voraussetzungen verlangen.
Verifizierte Qualifikationen
Zwischen vom Helfer angegebenen und durch die Organisation geprüften Qualifikationen kann unterschieden werden.
Einsatz- & Stundenlimits
Maximale Anzahl Einsätze oder Arbeitsstunden pro Helfer definieren.
Wenn sich kurzfristig etwas ändert
Freie Plätze und Ausfälle können ohne neue Excel-Listen nachbesetzt werden.
Springerpool
Reservehelfer werden separat geführt und können kurzfristig eingesetzt werden.
Warteliste
Ist ein Einsatz voll, können weitere interessierte Helfer auf einer Warteliste geführt werden.
Ersatzangebote
Frei gewordene Einsätze können passenden Ersatzhelfern gezielt angeboten werden.
Schichttausch
Helfer können vorgesehene Tauschprozesse nutzen, ohne die Planung ausserhalb des Systems weiterzuführen.
Einfach für die Menschen, die helfen.
Helfer sollen nicht zuerst ein komplexes Benutzerkonto verstehen müssen. Der persönliche Direktlink führt unmittelbar zu den eigenen Einsätzen und Informationen.
Alles Persönliche an einem Ort.
Die Helferansicht ist für Smartphones optimiert und zeigt nur die Informationen, die für die betreffende Person relevant sind.
Samstag · 17:00–21:00
Eingang Nord · schwarze Kleidung
Direkt öffnen oder herunterladen
Eigene Informationen
Helfer sehen ihre persönlichen Einsätze und Funktionen.
Persönlicher Direktlink
Kein separater klassischer Login nötig. Der individuelle Link öffnet die persönliche Helferansicht.
Eigene Einsätze
Zeiten, Aufgaben und Einsatzorte sind direkt im persönlichen Bereich sichtbar.
Kalenderdatei
Einsätze können als Kalenderdatei übernommen werden.
Eigener QR-Code
Der persönliche QR-Code kann für den Check-in am Event verwendet werden.
Profilbild
Optional kann ein Helferbild hinterlegt und für die operative Identifikation verwendet werden.
Fragen an die Leitung
Rückfragen können direkt aus der Helferansicht an das Organisationsteam gestellt werden.
Informationen dort, wo sie gebraucht werden.
Kommunikation wird direkt mit Event, Helfer und Einsatz verknüpft – statt in separaten Chats und E-Mail-Verläufen zu verschwinden.
Mehrere Kanäle
Je nach Konfiguration können verschiedene Kommunikationswege genutzt werden.
Bestätigungen, Informationen und organisatorische Nachrichten können automatisiert per E-Mail versendet werden.
SMS
Für kurze und zeitkritische Hinweise kann SMS über die vorgesehene Twilio-Anbindung eingesetzt werden.
WhatsApp-Kommunikation kann über die Meta Cloud API integriert werden.
Vorlagen
Globale und eventbezogene Nachrichtenvorlagen sorgen für konsistente Kommunikation.
Automatische Nachrichten
Wiederkehrende Abläufe können automatisch passende Nachrichten auslösen.
Eingehende Rückfragen
Rückmeldungen können als strukturierte Helferfrage im System weitergeführt werden.
Einsatzinformationen
Alles Wichtige kann direkt beim Event hinterlegt werden.
Briefings
Treffpunkt, Kleidung, Verhalten, Ablauf oder weitere Arbeitsinformationen zentral bereitstellen.
Checklisten
Aufgaben können als abhakbare Checklisten für Helfer oder Leitung bereitgestellt werden.
Dokumente
Reglemente, Pläne oder weitere Dateien können direkt zum Event hochgeladen werden.
Gezielte Freigaben
Dateien müssen nicht automatisch für alle Helfer sichtbar sein, sondern können gezielt freigegeben werden.
Am Eventtag zählt, was jetzt passiert.
Der Live-Leitstand macht aus der Planung eine operative Eventoberfläche – mit aktuellen Besetzungen, offenen Punkten und Statusmeldungen.
Live-Leitstand
Auto-RefreshQR-Check-in
Helfer können per Kamera oder alternativ über die manuelle Codeeingabe ein- und ausgecheckt werden.
Steuerung vor Ort
Wichtige operative Funktionen bleiben direkt mit dem Event verknüpft.
Check-in & Check-out
Anwesenheit kann direkt beim Einsatz dokumentiert werden.
No-show
Nicht erschienene Helfer können als solche markiert werden.
Vorfälle
Operative Probleme können direkt dokumentiert und weiterbearbeitet werden.
Eskalationen
Kritische Punkte können gezielt an die zuständige Ebene weitergegeben werden.
Interne To-dos
Offene Aufgaben innerhalb der Leitung können direkt beim Event geführt werden.
Activity Feed
Wichtige operative Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Nicht nur Personen. Auch Material & Logistik.
Helfermanagement endet nicht bei der Schicht. Kleidung, Verpflegung, Ausweise oder Funkgeräte gehören genauso zum Einsatz.
Ausgabe & Rückgabe
Relevante Ressourcen können direkt beim Helfer geführt werden.
Material
Funkgeräte, Werkzeuge oder anderes Einsatzmaterial erfassen und zuordnen.
Kleidung
Arbeitskleidung oder Grössen können organisatorisch berücksichtigt werden.
Badges & Schlüssel
Ausweise, Schlüssel oder weitere Übergabeobjekte können dokumentiert werden.
Rückgabe
Material kann nicht nur ausgegeben, sondern auch als zurückgegeben geführt werden.
Helferlogistik
Verpflegung und organisatorische Angaben können direkt am Helfer hinterlegt werden.
Verpflegung
Mahlzeiten und Verpflegungsbedarf können in der Organisation berücksichtigt werden.
Ernährungsangaben
Relevante Angaben zur Ernährung können bei der Planung erfasst werden.
Geländepläne
Saal- und Geländepläne stehen den benötigten Personen direkt zur Verfügung.
Interaktive Hotspots
Auf Geländeplänen können wichtige Punkte und Orte sichtbar gemacht werden.
Auch bezahlte Einsätze sauber abbilden.
Nicht jeder Event arbeitet ausschliesslich mit unbezahlten Helfern. Unterschiedliche Vergütungsmodelle und effektive Stunden können direkt im System geführt werden.
Unterschiedliche Modelle
Die Vergütung kann je nach Einsatzart unterschiedlich aufgebaut werden.
Unbezahlte Einsätze
Klassische freiwillige Helfereinsätze können ohne Vergütung geführt werden.
Stundenlohn
Einsätze können auf Basis effektiv geleisteter Stunden abgerechnet werden.
Tageslohn
Für ganze Einsatztage kann ein definierter Tagesbetrag verwendet werden.
Pauschale
Alternativ kann ein fixer Betrag pro Einsatz oder Aufgabe hinterlegt werden.
Ist-Stunden
Effektiv geleistete Arbeitszeit kann erfasst und bestätigt werden.
Check-in/out als Zeitbasis
Die dokumentierten Anwesenheitszeiten können als Grundlage verwendet werden.
Stunden & Punkte
Besonders für Vereine oder wiederkehrende Organisationen können Sollwerte wichtig sein.
Sollstunden
Für Helfer können erwartete Einsatzstunden definiert werden.
Punktesystem
Einsätze können alternativ oder ergänzend mit Punkten bewertet werden.
Erfüllungsübersicht
Soll und tatsächlich geleistete Einsätze bleiben vergleichbar.
Manuelle Korrekturen
Besonderheiten können durch die Organisation nachvollziehbar angepasst werden.
Daten übernehmen. Übersichten exportieren.
Bestehende Helferlisten müssen nicht zwingend neu erfasst werden. Gleichzeitig bleiben die Eventdaten für externe Weiterverarbeitung exportierbar.
CSV-Import
Bestehende Helferdaten können über strukturierte CSV-Dateien in das System übernommen werden.
Konzertmeister
Für bestehende Organisationen kann die vorgesehene Konzertmeister-Anbindung Mitgliederdaten übernehmen.
PDF, CSV & XLSX
Einsatzpläne und Eventdaten können für operative Nutzung, Archivierung oder Weiterverarbeitung exportiert werden.
Für eine Leitung. Oder ein ganzes Organisationsteam.
Bei grösseren Events arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an Planung und Durchführung. Zuständigkeiten können entsprechend aufgeteilt werden.
Zusammenarbeit
Mehrere Personen können im selben Event mit unterschiedlichen Zuständigkeiten arbeiten.
Organisationsteam
Weitere Personen können in die Eventorganisation eingebunden werden.
Sektorleitungen
Zuständigkeiten können auf einzelne Eventbereiche beschränkt werden.
Kommentare
Interne Informationen können direkt bei relevanten Vorgängen festgehalten werden.
Activity Feed
Wichtige Änderungen im Eventbetrieb bleiben für die Leitung nachvollziehbar.
Mehrere Events
Kunden verwalten ihre Veranstaltungen über die eigene EVANU-Helfer-Oberfläche.
Eventübersicht
Mehrere Veranstaltungen können zentral verwaltet werden.
Profil & Stammdaten
Organisationsdaten werden zentral im Kundenprofil gepflegt.
Rechnungen
Eventbezogene Rechnungen können im eigenen Bereich eingesehen werden.
PDF-Downloads
Verfügbare Rechnungs- und Eventdokumente können direkt heruntergeladen werden.
Zugriff nur dort, wo er gebraucht wird.
Besonders bei grösseren Events müssen operative Daten verfügbar sein, ohne unnötig persönliche Informationen offenzulegen.
Rollen & Rechte
Zugriffe können abhängig von Rolle und organisatorischer Zuständigkeit begrenzt werden.
Helferdatenschutz
Helfer sehen ihre eigenen Informationen, nicht automatisch die persönlichen Daten anderer Helfer.
Sicherer Kundenlogin
Der Kundenbereich kann zusätzlich zum Passwort mit einem zeitlich begrenzten E-Mail-Link abgesichert werden.
Bereit für dein nächstes Helferteam?
Erstelle dein Event, teste EVANU Helfer in der Demo oder melde dich direkt in deinem bestehenden Konto an.