Alles, was dein Helferteam braucht.
EVANU Helfer vereint Einsatzplanung, Zuteilung, Kommunikation und Live-Betrieb, und zwar für den gesamten Weg deines Helferteams.
Einsatzplanung für einfache und komplexe Events.
Ob kleines Helferteam oder Grossveranstaltung: Sektoren, Bereiche, Aufgaben, Teams und parallele Schichten bleiben in der Einsatzplanung klar strukturiert.
Aufbau des Events
Von der einfachen Schicht bis zur mehrstufigen Grossanlass-Struktur.
Einfach- und Grossanlass-Modus
Du reduzierst die Oberfläche für kleine Events oder erweiterst sie für komplexe Grossveranstaltungen.
Sektoren & Bereiche
Du trennst Gelände, Hallen oder organisatorische Zonen logisch und ordnest ihnen zudem Verantwortlichkeiten zu.
Aufgaben & Teams
Funktionen wie Einlass, Bar, Gästebetreuung oder Logistik führst du als klare Aufgaben und Teams.
Schichten
Start, Ende, benötigte Personen, Einsatzort sowie Anforderungen hinterlegst du direkt an der Schicht.
Seriengenerator
Wiederkehrende oder ähnliche Schichten lassen sich effizient als Serie erstellen.
Schichten duplizieren
Bestehende Einsätze dienen als Vorlage, sodass du neue Schichten schnell anpasst.
Schichten visuell planen.
Die zeitliche Übersicht der Einsatzplanung zeigt schnell, wann welche Teams im Einsatz sind. Ausserdem siehst du, wo Lücken entstehen und welche Bereiche gleichzeitig Personal benötigen.
Die richtige Person in der richtigen Schicht.
Verfügbarkeit, Qualifikationen und Regeln sorgen dafür, dass passende Helfer in passenden Schichten landen.
Mehrere Wege zur Besetzung
Je nach Event bestimmt die Leitung, wie Helfer zu Einsätzen kommen und wie sie kurzfristige Ausfälle nachbesetzt.
Manuelle Zuteilung
Die Einsatzleitung weist Helfer gezielt einer konkreten Schicht zu.
Automatische Verteilung
Zudem kann das System passende Helfer anhand von Verfügbarkeit und definierten Regeln auf Einsätze verteilen.
Selbstwahl
Helfer können aus noch verfügbaren Einsätzen selbst ihre gewünschte Schicht auswählen.
Helfer- & Springerpool
Verfügbare Helfer sowie Reserven setzt du flexibel und kurzfristig ein.
Warteliste & Ersatzangebote
Freie Plätze gehen gezielt als Angebot an passende Helfer auf der Warteliste.
Schichttausch
Tauschprozesse bleiben dabei vollständig innerhalb der Einsatzplanung.
Automatische Prüfungen
Das System fängt typische Planungsfehler bereits bei der Zuteilung ab.
Kapazitätsprüfung
Keine Schicht lässt sich unkontrolliert über die definierte Helferanzahl hinaus besetzen.
Überschneidungsprüfung
Das System erkennt zudem zeitlich kollidierende Einsätze desselben Helfers.
Mindestalter
Für einzelne Aufgaben definierst du ein Mindestalter, das die Software anschliessend prüft.
Qualifikationen
Aufgaben können bestimmte Fähigkeiten oder Voraussetzungen verlangen.
Verifizierte Qualifikationen
Die Software unterscheidet zwischen vom Helfer angegebenen und durch die Organisation geprüften Qualifikationen.
Einsatz- & Stundenlimits
Ebenso definierst du die maximale Anzahl Einsätze oder Arbeitsstunden pro Helfer.
Einfach für die Menschen, die helfen.
Der persönliche Direktlink zeigt Helfern sofort Einsätze, Briefings, Kalenderdatei und QR-Code. Dabei funktioniert alles mobil und ohne komplizierten Login.
Alles Persönliche an einem Ort.
Die mobile Ansicht bündelt eigene Einsätze, Kalenderdatei, QR-Code, Profilbild sowie den direkten Kontakt zur Leitung an einem Ort.
Samstag · 17:00–21:00
Eingang Nord · schwarze Kleidung
Direkt öffnen oder herunterladen
Informationen dort, wo sie gebraucht werden.
Nachrichten bleiben direkt mit Event, Helfer und Einsatz verknüpft, statt in Chats und E-Mail-Verläufen zu verschwinden.
Mehrere Kanäle
E-Mail, SMS und WhatsApp arbeiten mit Vorlagen, Briefings, Checklisten sowie gezielt freigegebenen Dokumenten zusammen.
Bestätigungen, Informationen und organisatorische Nachrichten versendest du automatisiert per E-Mail.
SMS
Für kurze und zeitkritische Hinweise kannst du ausserdem SMS über die vorgesehene Twilio-Anbindung einsetzen.
WhatsApp-Kommunikation lässt sich zudem über die Meta Cloud API integrieren.
Vorlagen & Briefings
Vorlagen bündeln Nachrichten, Treffpunkt, Kleidung, Ablauf und Arbeitsinformationen.
Automatik & Checklisten
Abläufe lösen passende Nachrichten aus, während sich Aufgaben direkt abhaken lassen.
Rückfragen & Dokumente
Helferfragen sowie gezielt freigegebene Pläne und Dateien bleiben beim Event.
Am Eventtag zählt, was jetzt passiert.
Der Live-Leitstand zeigt deshalb laufend Besetzungen, offene Punkte und Statusmeldungen.
Live-Leitstand
Auto-RefreshQR-Check-in
Die Schichtleitung checkt Helfer per Kamera oder alternativ über die manuelle Codeeingabe ein und aus.
Steuerung vor Ort
Wichtige operative Funktionen bleiben direkt mit dem Event verknüpft.
Check-in & Check-out
Die Anwesenheit dokumentierst du direkt beim Einsatz.
No-show
Nicht erschienene Helfer markierst du dagegen als No-show.
Vorfälle
Operative Probleme dokumentierst du direkt und bearbeitest sie anschliessend weiter.
Eskalationen
Kritische Punkte gibst du gezielt an die zuständige Ebene weiter.
Interne To-dos
Offene Aufgaben innerhalb der Leitung führst du ebenfalls direkt beim Event.
Activity Feed
Wichtige operative Änderungen bleiben dadurch nachvollziehbar.
Nicht nur Personen. Auch Material & Logistik.
Kleidung, Verpflegung, Ausweise sowie Funkgeräte lassen sich direkt mit den Helfereinsätzen organisieren.
Ausgabe & Rückgabe
Material, Kleidung, Verpflegung und Pläne organisierst du direkt beim Helfer.
Material & Geländepläne
Funkgeräte, Werkzeuge sowie Saal- und Geländepläne erfassen und bereitstellen.
Kleidung & Ernährungsangaben
Grössen und relevante Ernährungsangaben fliessen zudem direkt in die Planung ein.
Badges & Schlüssel
Ausweise, Schlüssel oder weitere Übergabeobjekte dokumentierst du ebenso.
Rückgabe
Material gibst du nicht nur aus, sondern führst es auch als zurückgegeben.
Verpflegung
Mahlzeiten und Verpflegungsbedarf lassen sich direkt in die Organisation einplanen.
Interaktive Hotspots
Hotspots machen wichtige Punkte und Orte auf Geländeplänen sichtbar.
Auch bezahlte Einsätze sauber abbilden.
Freiwillige und bezahlte Einsätze, Vergütungsmodelle sowie effektive Stunden lassen sich im selben Event führen.
Unterschiedliche Modelle
Lohn, Pauschalen, Sollstunden oder Punkte: jedes Modell bleibt transparent auswertbar.
Unbezahlt & Punktesystem
Freiwillige Einsätze funktionieren ohne Vergütung oder ergänzend mit Punkten.
Stundenlohn & Sollstunden
Effektive Arbeitszeit und erwartete Sollstunden bleiben dabei direkt vergleichbar.
Tageslohn
Für ganze Einsatztage verwendest du stattdessen einen definierten Tagesbetrag.
Pauschale
Alternativ hinterlegst du einen fixen Betrag pro Einsatz oder Aufgabe.
Ist-Stunden & Erfüllung
Die Software erfasst die geleistete Zeit und vergleicht sie danach mit den persönlichen Zielwerten.
Check-in/out & Korrekturen
Anwesenheitszeiten dienen als Grundlage, lassen sich jedoch nachvollziehbar anpassen.
Daten übernehmen. Übersichten exportieren.
Bestehende Helferlisten importieren und anschliessend Einsatzpläne oder Eventdaten als PDF, CSV und XLSX exportieren.
CSV-Import
Bestehende Helferdaten übernimmst du über strukturierte CSV-Dateien in das System.
Konzertmeister
Für bestehende Organisationen kann zudem die vorgesehene Konzertmeister-Anbindung Mitgliederdaten übernehmen.
PDF, CSV & XLSX
Einsatzpläne und Eventdaten exportierst du für operative Nutzung, Archivierung oder Weiterverarbeitung.
Für eine Leitung. Oder ein ganzes Organisationsteam.
Rollen und Zuständigkeiten verteilen Planung und Durchführung auf das ganze Organisationsteam.
Zusammenarbeit
Teams arbeiten mit klaren Zuständigkeiten, während mehrere Events, Stammdaten und Dokumente zentral verwaltet bleiben.
Organisationsteam
Weitere Personen bindest du direkt in die Eventorganisation ein.
Sektorleitungen
Zuständigkeiten beschränkst du dabei auf einzelne Eventbereiche.
Kommentare
Interne Informationen hältst du direkt bei relevanten Vorgängen fest.
Activity Feed
Wichtige Änderungen im Eventbetrieb bleiben somit für die Leitung nachvollziehbar.
Eventübersicht & Stammdaten
Veranstaltungen sowie Organisationsdaten verwaltest du zentral im Kundenprofil.
Rechnungen & PDF-Downloads
Rechnungen und verfügbare Eventdokumente lassen sich ebenfalls direkt einsehen und laden.
Zugriff nur dort, wo er gebraucht wird.
Rollenbasierte Zugriffe machen operative Daten verfügbar, ohne unnötig persönliche Informationen offenzulegen.
Rollen & Rechte
Zugriffe begrenzt du abhängig von Rolle und organisatorischer Zuständigkeit.
Helferdatenschutz
Helfer sehen ihre eigenen Informationen, jedoch nicht automatisch die persönlichen Daten anderer Helfer.
Sicherer Kundenlogin
Den Kundenbereich kannst du zusätzlich zum Passwort mit einem zeitlich begrenzten E-Mail-Link absichern.
Bereit für dein nächstes Helferteam?
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