Helferplanung.
Einfach erklärt.
Vom ersten Event über Helfer, Schichten und Qualifikationen bis zum Live-Leitstand am Veranstaltungstag: Hier findest du verständliche Antworten und Schritt-für-Schritt-Hilfen für EVANU Helfer.
Was möchtest du machen?
Wähle einen Bereich. Die FAQ wird danach automatisch auf die passenden Fragen gefiltert.
Vom leeren Event zum fertigen Einsatzplan.
Wenn du diese Reihenfolge einhältst, wird auch ein grösseres Helferprojekt übersichtlich.
Event erstellen
Datum, Ort und Eventtyp definieren.
Struktur bauen
Sektoren, Bereiche, Aufgaben und Teams anlegen.
Schichten planen
Zeiten und benötigte Kapazitäten bestimmen.
Helfer erfassen
Pool, Import oder Selbstanmeldung verwenden.
Zuteilen
Manuell, automatisch oder per Selbstwahl.
Prüfen
Kapazitäten, Überschneidungen und Qualifikationen.
Informieren
Briefings und Einsatzinformationen verschicken.
Gesamtübersicht
Timeline und Besetzung final kontrollieren.
Eventtag
Live-Leitstand, QR-Check-in und Vorfälle nutzen.
Abschluss
PDF, XLSX und weitere Auswertungen erstellen.
Drei Dinge, die vieles verständlicher machen.
Helfer ist nicht gleich Einsatz.
Eine Person kann in deinem Helferpool vorhanden sein, ohne bereits für einen konkreten Einsatz eingeplant zu sein.
Von gross nach klein planen.
Baue zuerst die Eventstruktur. Danach definierst du die konkreten Schichten und ordnest erst dann Personen zu.
Die Timeline ist deine Endkontrolle.
Listen zeigen einzelne Einträge. Die Timeline zeigt, was gleichzeitig passiert und wo Planungslücken entstehen.
Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Suche nach einem Begriff oder öffne die passende Frage. Du kannst beispielsweise nach „Schicht“, „Import“, „Qualifikation“, „QR“ oder „WhatsApp“ suchen.
Erste Schritte
Orientierung, Aufbau und erster Einstieg.
Wie starte ich am besten mit EVANU Helfer?
Beginne nicht direkt mit einzelnen Helfern. Lege zuerst dein Event und dessen Struktur an.
Muss ich beim ersten Erstellen bereits alle Angaben kennen?
Nein. Du kannst das Event schrittweise aufbauen und später ergänzen. Wichtig ist zunächst die Grundstruktur: Event, Datum, Ort und die wichtigsten Arbeitsbereiche.
Was sollte ich vor der Datenerfassung vorbereiten?
Hilfreich sind insbesondere:
- Eventdatum und ungefähre Einsatzzeiten
- benötigte Helferbereiche
- ungefähre Anzahl Personen pro Aufgabe
- Qualifikationen oder Voraussetzungen
- Treffpunkte und organisatorische Informationen
- vorhandene Helferlisten, falls du Daten importieren möchtest
Warum wirkt EVANU Helfer umfangreicher als eine einfache Helferliste?
Weil EVANU Helfer nicht nur Personen speichert. Das System verbindet Eventstruktur, Verfügbarkeit, Qualifikationen, Schichten, Besetzung, Kommunikation, Live-Betrieb und Auswertung .
Dadurch dauert die erste Einrichtung etwas länger, die eigentliche Planung wird danach aber wesentlich übersichtlicher.
Wo finde ich die wichtigsten Funktionen?
Die Bearbeitung erfolgt innerhalb deines Events. Je nach Arbeitsschritt wechselst du zwischen Eventstruktur, Helferdaten, Einsatzplanung, Kommunikation, Gesamtübersicht und Live-Funktionen.
Event einrichten
Sektoren, Bereiche, Aufgaben, Teams und Schichten.
Wie erstelle ich ein neues Event?
Erstelle ein neues Event und hinterlege zuerst die grundlegenden Daten wie Name, Datum und Veranstaltungsort.
Danach baust du die benötigte Struktur auf und erstellst die entsprechenden Aufgaben und Schichten.
Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und einem grossen Anlass?
Bei kleineren Events genügt oft eine einfache Struktur. Bei komplexeren Veranstaltungen kannst du die Organisation detaillierter mit Sektoren, Bereichen, Aufgaben, Teams und mehreren Schichten abbilden.
Was sind Sektoren, Bereiche und Aufgaben?
Damit gliederst du einen grossen Anlass hierarchisch.
Beispiel: Festival → Einlass → Haupteingang → Ticketkontrolle → 16:00–20:00 Uhr.
Wofür benötige ich Teams?
Teams helfen dir, mehrere Personen organisatorisch zusammenzufassen. Das ist praktisch, wenn Helfer gemeinsam eingesetzt oder gemeinsam informiert werden sollen.
Was ist eine Schicht?
Eine Schicht beschreibt einen konkreten Einsatz mit Zeitraum und benötigter Besetzung.
Beispiel: Garderobe 17:00–22:00 4 Helfer
Kann ich mehrere ähnliche Schichten schneller erstellen?
Ja. Für wiederkehrende beziehungsweise gleichartige Schichten steht der Seriengenerator zur Verfügung. Damit musst du identische Zeitblöcke nicht einzeln anlegen.
Kann ich bestehende Strukturen oder Einträge duplizieren?
Ja. Wiederkehrende Elemente können dupliziert werden. Das ist insbesondere bei ähnlichen Aufgaben und wiederkehrenden Eventstrukturen hilfreich.
Helfer & Datenerfassung
Pool, Import, Verfügbarkeit und Qualifikationen.
Was ist der Helferpool?
Der Helferpool ist deine zentrale Sammlung von Personen. Ein Helfer im Pool ist noch nicht automatisch für ein bestimmtes Event oder eine Schicht eingeplant .
Wie erfasse ich einen Helfer manuell?
Lege die Person im Helferbereich an und erfasse die benötigten Kontakt- und Planungsinformationen. Anschliessend kannst du sie dem Event beziehungsweise einer Schicht zuordnen.
Kann ich bestehende Helferlisten importieren?
Ja. EVANU Helfer unterstützt den Import bestehender Daten, unter anderem über CSV . Zusätzlich ist ein Import aus entsprechenden Konzertmeister-Daten vorgesehen.
Was bedeutet Verfügbarkeit?
Die Verfügbarkeit zeigt, wann eine Person grundsätzlich für einen Einsatz zur Verfügung steht. Sie hilft bei der manuellen oder automatischen Planung.
Was sind Wunschsektoren?
Helfer können Präferenzen für bestimmte Einsatzbereiche beziehungsweise Sektoren angeben. Diese Informationen können bei der Zuteilung berücksichtigt werden.
Was sind Qualifikationen?
Qualifikationen beschreiben Fähigkeiten oder Voraussetzungen, die für bestimmte Aufgaben wichtig sind.
Beispiele sind Führerausweis, technische Erfahrung, Sprachkenntnisse oder andere einsatzbezogene Fähigkeiten.
Was ist der Unterschied zwischen „angegeben“ und „verifiziert“?
Eine angegebene Qualifikation wurde von der betreffenden Person hinterlegt. Eine verifizierte Qualifikation wurde zusätzlich organisatorisch geprüft beziehungsweise bestätigt.
Welche Personendaten sollte ich erfassen?
Erfasse nur Daten, die du für Organisation, Kommunikation und Durchführung tatsächlich benötigst.
Einsatzplanung & Zuteilung
Manuell, automatisch oder durch die Helfer selbst.
Welche Möglichkeiten zur Zuteilung gibt es?
Je nach Event kannst du unterschiedliche Wege nutzen:
- manuelle Zuteilung
- Zuteilung ganzer Teams
- automatische Verteilung
- Selbstwahl durch Helfer
Wann ist die manuelle Zuteilung sinnvoll?
Wenn du genau bestimmen möchtest, welche Person welche Aufgabe übernimmt – beispielsweise bei Schlüsselpositionen oder besonders qualifizierten Helfern.
Wie funktioniert die automatische Verteilung?
Die automatische Planung berücksichtigt die verfügbaren Planungsdaten und unterstützt dich dabei, offene Positionen sinnvoll zu besetzen.
Kontrolliere das Ergebnis danach immer über die Gesamtübersicht beziehungsweise Timeline.
Was bedeutet Selbstwahl?
Bei der Selbstwahl können Helfer verfügbare Einsätze beziehungsweise Schichten selbst auswählen, anstatt von dir vollständig manuell zugeteilt zu werden.
Wie verhindert EVANU Helfer Doppelbelegungen?
Bei der Planung können zeitliche Überschneidungen geprüft werden. Zusätzlich solltest du die Timeline verwenden, weil parallel laufende Einsätze dort besonders gut sichtbar sind.
Kann ich Einsatz- oder Stundenlimits definieren?
Ja. Einsatz- beziehungsweise Stundenlimits helfen dabei, Personen nicht unbeabsichtigt über das gewünschte Mass hinaus einzuplanen.
Wie funktionieren Kapazitätsprüfungen?
Für Schichten kann festgelegt werden, wie viele Personen benötigt werden. Dadurch lässt sich erkennen, ob eine Aufgabe vollständig, teilweise oder noch gar nicht besetzt ist.
Kann ein Mindestalter berücksichtigt werden?
Ja. Für entsprechende Aufgaben können Anforderungen wie ein Mindestalter berücksichtigt und bei der Planung geprüft werden.
Was ist der Springerpool?
Im Springerpool kannst du Personen vorsehen, die bei kurzfristigem Bedarf flexibel eingesetzt werden können. Das ist besonders bei grösseren Veranstaltungen hilfreich.
Wie funktionieren Warteliste und Ersatzangebote?
Ist eine Position bereits besetzt oder fällt eine Person aus, können Wartelisten und Ersatzmechanismen helfen, freie Plätze neu zu besetzen.
Können Helfer Schichten tauschen?
EVANU Helfer berücksichtigt auch den Schichttausch. Damit können Änderungen strukturiert abgewickelt werden, statt nur über private Nachrichten ausserhalb des Systems.
Kommunikation & Helferportal
Informationen zuverlässig an die richtigen Personen bringen.
Wie erhalten Helfer ihre Einsatzinformationen?
Helfer können ihre persönlichen Einsätze und die für sie relevanten Informationen über den vorgesehenen Helferzugang beziehungsweise Direktlink einsehen.
Was ist der Helfer-Direktlink?
Der Direktlink führt die betreffende Person direkt zu den für sie vorgesehenen Informationen, ohne dass sie sich durch die administrative Eventverwaltung bewegen muss.
Kann ein Einsatz in den persönlichen Kalender übernommen werden?
Ja. Einsätze können über eine .ics-Kalenderdatei beziehungsweise Kalenderfunktion übernommen werden.
Welche Kommunikationskanäle unterstützt EVANU Helfer?
Für die Kommunikation sind E-Mail, SMS und WhatsApp vorgesehen. Welche Versandart du verwendest, hängt von deiner Konfiguration und dem jeweiligen Kommunikationszweck ab.
Was gehört in ein gutes Briefing?
Ein Briefing sollte möglichst konkret beantworten:
- Wann muss ich da sein?
- Wo muss ich hin?
- Was ist meine Aufgabe?
- Bei wem melde ich mich?
- Was muss ich mitbringen oder beachten?
Kann ich nur bestimmte Helfer oder Teams informieren?
Die Kommunikation kann zielgerichtet auf die jeweils relevanten Personen beziehungsweise Gruppen ausgerichtet werden. So müssen nicht alle Helfer jede Nachricht erhalten.
Können Helfer Fragen stellen?
Ja. Fragen beziehungsweise Rückmeldungen können innerhalb der vorgesehenen Helfer- und Eventfunktionen zentral erfasst werden.
Gesamtübersicht & Eventtag
Timeline, Live-Leitstand, Check-in und Vorfälle.
Wofür ist die Gesamtübersicht gedacht?
Die Gesamtübersicht zeigt das Event nicht aus Sicht eines einzelnen Datensatzes, sondern als Ganzes. Sie eignet sich für die Endkontrolle und für die operative Leitung der Veranstaltung.
Was zeigt die Timeline?
Die Timeline stellt Einsätze zeitlich dar. Dadurch erkennst du auf einen Blick, was wann und parallel zueinander passiert .
Warum ist die Timeline besser als nur eine Liste?
Eine Liste beantwortet: „Welche Einsätze gibt es?“
Die Timeline beantwortet: „Was passiert gleichzeitig und wie greift alles ineinander?“
Was ist der Live-Leitstand?
Der Live-Leitstand unterstützt die operative Arbeit während des Events. Hier geht es weniger um langfristige Planung und mehr darum, den aktuellen Zustand der Veranstaltung im Blick zu behalten.
Wie funktioniert der QR-Check-in?
Helfer können über die vorgesehene QR-Funktion beim Event beziehungsweise beim Einsatz kontrolliert eingecheckt werden.
Wofür ist der Bereich „Vorfälle“?
Während eines Events können besondere Ereignisse beziehungsweise Vorfälle strukturiert dokumentiert werden.
Ein sinnvoller Eintrag enthält beispielsweise Zeitpunkt, Ereignis, Massnahme und zuständige Person .
Kann ich Material und Verpflegung mitplanen?
Ja. Material- und Verpflegungsinformationen können in die Eventorganisation einbezogen werden, damit neben der Personaleinsatzplanung auch relevante operative Bedürfnisse sichtbar bleiben.
Was mache ich, wenn die Timeline ungewöhnlich aussieht?
Kontrolliere zuerst die zugrunde liegenden Einsatzdaten:
- Startzeit
- Endzeit
- Datum
- mehrtägige beziehungsweise über Mitternacht laufende Einsätze
- versehentlich doppelt erstellte Schichten
Export, Vergütung & Verwaltung
Dokumente, Auswertungen und administrative Funktionen.
Welche Exporte stehen zur Verfügung?
Für die Weiterverarbeitung und Dokumentation stehen unter anderem PDF- und XLSX-Exporte zur Verfügung.
Wofür eignet sich der PDF-Export?
Ein PDF eignet sich beispielsweise als:
- Produktions- beziehungsweise Einsatzübersicht
- Dokument für die Einsatzleitung
- Kontrollversion vor dem Event
- Dokumentation beziehungsweise Backup am Veranstaltungstag
Wann sollte ich einen finalen Export erstellen?
Erstelle idealerweise bereits vor dem Event eine erste Kontrollversion. Nach den letzten Änderungen erzeugst du die finale Fassung.
Kann EVANU Helfer Vergütungen berücksichtigen?
Ja. Vergütungsinformationen und Sollstunden können in die Helferverwaltung beziehungsweise Auswertung einbezogen werden.
Warum sind korrekte Einsatzzeiten bei der Abrechnung wichtig?
Einsatzzeiten beeinflussen nicht nur die Planung. Je nach Nutzung können sie auch für Stunden- und Vergütungsinformationen relevant sein.
Änderungen am Einsatz sollten deshalb konsequent im System nachgeführt werden.
Wo verwalte ich mein Profil und administrative Angaben?
Kundenbezogene Angaben werden im vorgesehenen Profil- beziehungsweise Verwaltungsbereich gepflegt. Dort befinden sich auch die entsprechenden administrativen Funktionen rund um die Nutzung von EVANU Helfer.
Wie funktionieren Eventpakete?
Die Nutzung von EVANU Helfer ist mit den für dein Konto beziehungsweise Event vorgesehenen Eventpaketen verknüpft. Der aktuelle Status wird innerhalb deiner Verwaltung angezeigt.
Häufige Fragen & Probleme
Wenn etwas nicht so aussieht oder funktioniert wie erwartet.
Ich habe einen Helfer erfasst, sehe ihn aber nicht in einer Schicht.
Kontrolliere, ob die Person lediglich im Helferpool vorhanden ist oder bereits dem Event und der gewünschten Schicht zugeordnet wurde.
Ein Helfer ist beim Event, hat aber keinen Einsatz.
Die Zugehörigkeit zum Event erzeugt nicht automatisch eine Schicht. Kontrolliere die Zuteilung und weise der Person einen konkreten Einsatz zu.
Ein Helfer erscheint doppelt. Was soll ich prüfen?
Prüfe zunächst, ob die Person mehrfach importiert, manuell angelegt oder über unterschiedliche Wege erfasst wurde. Bereinige den Datensatz möglichst im Helferpool, bevor weitere Einsätze geplant werden.
Eine Schicht ist noch nicht vollständig besetzt.
Kontrolliere die definierte Kapazität und die tatsächlichen Zuteilungen. Je nach Situation kannst du Personen manuell ergänzen oder die vorhandenen Planungs- und Ersatzfunktionen nutzen.
Warum kann eine Person nicht für eine bestimmte Aufgabe eingeplant werden?
Kontrolliere insbesondere:
- Verfügbarkeit
- zeitliche Überschneidungen
- Qualifikationen
- Mindestalter
- Einsatz- beziehungsweise Stundenlimits
- Kapazität der Schicht
Was ist der Demo-Modus?
Die Demo arbeitet mit vorbereiteten Beispieldaten. Dadurch kannst du viele Abläufe ansehen und testen, ohne zuerst ein komplettes eigenes Helferprojekt aufzubauen.
Kann ich die Demo-Daten zurücksetzen?
Ja. Die Demo-Daten können auf einen definierten Ausgangszustand zurückgesetzt werden.
Was sollte ich tun, bevor ich ein technisches Problem melde?
Notiere möglichst genau:
- In welchem Event bist du?
- In welchem Bereich tritt das Problem auf?
- Was wolltest du machen?
- Was ist stattdessen passiert?
- Ist das Verhalten reproduzierbar?
Ein Screenshot ist bei Darstellungsproblemen besonders hilfreich.
Keine passende Frage gefunden
Versuche einen allgemeineren Suchbegriff wie „Helfer“, „Schicht“, „Import“, „QR“ oder „Export“.
Die zwei wichtigsten Checklisten.
Damit nichts vergessen geht – einmal während der Planung und einmal kurz vor dem Veranstaltungstag.
Vor Abschluss der Planung
Kurz vor dem Eventtag
Noch eine Frage?
Falls du im Hilfe-Center keine passende Antwort findest, beschreibe uns möglichst genau, an welcher Stelle du nicht weiterkommst. Ein Screenshot hilft bei Darstellungs- oder Bedienproblemen besonders.