Ihre Daten.
Transparent behandelt.

Diese Datenschutzbestimmungen gelten für die Plattform EVANU Helfer, insbesondere für die Website helfer.evanu.ch, die dazugehörigen Benutzer-, Kunden- und Helferbereiche sowie die mit der Plattform verbundenen Funktionen und Kommunikationswege.

Sie gelten insbesondere für Personendaten von:

• Besucherinnen und Besuchern unserer Website;
• Kunden, Veranstaltern und Organisationen;
• Benutzerinnen und Benutzern von Kundenkonten;
• Mitgliedern von Organisations- und Einsatzteams;
• Helferinnen und Helfern;
• potenziellen Helferinnen und Helfern in Helferpools;
• Kontakt- und Supportpersonen;
• weiteren Personen, deren Daten im Rahmen eines Events zulässigerweise erfasst werden.

Massgebend ist grundsätzlich das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit im konkreten Fall zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) anwendbar ist, werden deren Anforderungen ebenfalls berücksichtigt.

Betreiberin von EVANU Helfer ist:

Für Datenbearbeitungen, bei denen die 2impress GmbH selbst über Zweck und Mittel der Bearbeitung entscheidet, ist die 2impress GmbH datenschutzrechtlich verantwortlich.

Dies betrifft beispielsweise den technischen Betrieb der Plattform, eigene Kundenkonten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Systemsicherheit und Support.

Wer als Veranstalter oder Organisation EVANU Helfer einsetzt, bleibt insbesondere dafür verantwortlich, dass die von ihm erfassten oder importierten Personendaten rechtmässig beschafft und für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden dürfen.

Personendaten werden nur soweit bearbeitet, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und angemessen ist.

Wir orientieren uns insbesondere an folgenden Grundsätzen:

• Rechtmässigkeit und Bearbeitung nach Treu und Glauben;
• Transparenz gegenüber betroffenen Personen;
• Bearbeitung für festgelegte und erkennbare Zwecke;
• Beschränkung auf die erforderlichen Daten;
• angemessene Datensicherheit;
• Beschränkung der Zugriffsrechte nach Rollen und Aufgaben;
• Löschung oder Anonymisierung, sobald Daten nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

EVANU Helfer verkauft keine Helferdaten und verwendet Helferdaten nicht für personalisierte Fremdwerbung.

Beim Aufruf von helfer.evanu.ch können technisch erforderliche Informationen automatisch verarbeitet und in Server- bzw. Sicherheitsprotokollen gespeichert werden.

Diese Informationen dienen insbesondere dem stabilen Betrieb, der Abwehr unberechtigter Zugriffe, der Fehlerbehebung und dem Schutz der Plattform.

EVANU Helfer verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien, soweit diese für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit, Formularfunktionen oder Benutzereinstellungen erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

• Login- und Session-Cookies;
• Sicherheits- und Authentifizierungsinformationen;
• technische Einstellungen der Benutzeroberfläche;
• Informationen zur Verhinderung missbräuchlicher oder mehrfacher Anfragen.

Soweit künftig nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, werden die betroffenen Nutzer darüber informiert und eine erforderliche Einwilligung eingeholt.

Bei der Registrierung und Nutzung eines Kundenkontos werden diejenigen Angaben verarbeitet, die zur Einrichtung, Verwaltung und Abrechnung des Kontos erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

• Name und Vorname;
• Firma, Verein oder Organisation;
• Postadresse;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Benutzer- und Login-Daten;
• Rollen und Berechtigungen;
• gewähltes Paket bzw. Abonnement;
• Rechnungs- und Zahlungsstatus;
• Vertrags- und Kommunikationsdaten;
• technische Sicherheits- und Zugriffsprotokolle.

Die Bearbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertragsverhältnisses, zur Bereitstellung der Plattform, zur Abrechnung, zur Kommunikation und zur Systemsicherheit.

Kunden können in EVANU Helfer Veranstaltungen und deren Helferorganisation verwalten. Hierbei können insbesondere folgende Informationen gespeichert werden:

• Eventname und Eventbeschreibung;
• Datum sowie Start- und Endzeiten;
• Veranstaltungsort;
• Bereiche und Sektoren;
• Teams;
• Helferpositionen und Aufgaben;
• Schichten und Kapazitäten;
• Briefings und Checklisten;
• Material- und Ressourceninformationen;
• Dateien und Dokumente;
• Geländepläne und organisatorische Hotspots;
• Informationen des Organisations- und Einsatzteams;
• Kommunikationsvorlagen.

Soweit solche Eventinformationen Personendaten enthalten, gelten auch für diese die vorliegenden Datenschutzbestimmungen.

Welche Daten im Einzelfall erforderlich sind, bestimmt grundsätzlich der jeweilige Veranstalter entsprechend seinem Event und seiner Organisation.

Je nach Konfiguration können insbesondere verarbeitet werden:

Freitextfelder können dazu führen, dass weitere Angaben gespeichert werden. Veranstalter sind verpflichtet, nur Informationen abzufragen oder einzutragen, die für die Organisation des jeweiligen Events angemessen sind.

Personendaten müssen nicht zwingend direkt durch die betroffene Person erfasst werden.

Helferdaten können insbesondere stammen:

• direkt von der Helferin oder dem Helfer;
• aus einem vom Veranstalter geführten Helfer- oder Mitgliederpool;
• aus früheren Veranstaltungen desselben Kunden;
• von einem berechtigten Organisationsmitglied;
• aus einem vom Kunden bereitgestellten CSV-Import;
• über eine vom Kunden eingerichtete Konzertmeister-Schnittstelle;
• aus Rückmeldungen im Zusammenhang mit einem Helfereinsatz.

Für die praktische Durchführung eines Events kann EVANU Helfer Informationen über den Verlauf und die Besetzung eines Einsatzes verarbeiten.

Dazu können gehören:

• zugewiesene Schichten;
• Beginn und Ende eines Einsatzes;
• Bereich oder Einsatzort;
• Funktion und Aufgaben;
• Teamzugehörigkeit;
• Besetzungsstatus;
• Anwesenheits- und Check-in-Status;
• Springer- oder Reservefunktionen;
• offene Aufgaben;
• organisatorische Fragen und Rückmeldungen;
• für die Einsatzleitung relevante Ereignisse oder Vorfälle.

Diese Informationen dienen ausschliesslich der Organisation, Koordination, Durchführung und Nachbearbeitung des jeweiligen Events sowie der Dokumentation organisatorisch relevanter Abläufe.

Der Zugriff auf Personendaten wird nach der jeweiligen Benutzerrolle beschränkt.

Helferinnen und Helfer

Helfer erhalten grundsätzlich Zugriff auf ihre eigenen Daten und die für sie vorgesehenen Einsatzinformationen. Sie erhalten keinen freien Zugriff auf vollständige Personendatensätze anderer Helfer.

Soweit eine reduzierte Teamdarstellung für die Einsatzorganisation vorgesehen ist, können beispielsweise Vorname und Nachnamensinitiale anderer Personen angezeigt werden. Vollständige Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Mobilnummer oder Postadresse werden anderen Helfern dadurch nicht zugänglich gemacht.

Veranstalter und berechtigte Organisationsteams

Kunden, Administratoren, Einsatzleitungen oder andere vom Kunden berechtigte Personen können diejenigen Daten einsehen, die sie für Planung, Durchführung und Nachbearbeitung des Events benötigen.

Kunden sind verantwortlich dafür, Zugriffsrechte nur solchen Personen zu erteilen, die diese für ihre Aufgaben tatsächlich benötigen.

EVANU Helfer kann zur Organisation von Veranstaltungen automatisierte oder manuell ausgelöste Nachrichten versenden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Einladungen zur Helferregistrierung;
• Bestätigungen;
• Informationen zu Schichten und Einsatzzeiten;
• Änderungen eines Einsatzes;
• Briefings;
• Erinnerungen;
• kurzfristige organisatorische Hinweise;
• Nachrichten der Einsatzleitung.

Beim Versand werden insbesondere Empfängeradresse bzw. Telefonnummer, Nachrichteninhalt, Zeitpunkt, Versandstatus und technische Zustellinformationen bearbeitet.

Für SMS- und WhatsApp-Kommunikation kann EVANU Helfer Dienste von Twilio verwenden.

Wird eine entsprechende Nachricht versendet, können insbesondere folgende Daten an Twilio übermittelt bzw. dort verarbeitet werden:

• Mobiltelefonnummer;
• Absenderinformationen;
• Nachrichteninhalt;
• Zeitpunkt des Versands;
• technische Zustellinformationen;
• Status der Nachricht;
• technische Nachrichtenkennungen.

Bei WhatsApp-Kommunikation erfolgt die Übermittlung zusätzlich über die WhatsApp Business Platform. Hierbei können Daten auch durch Unternehmen der Meta-/WhatsApp-Gruppe verarbeitet werden.

Twilio und beteiligte Unterauftragsbearbeiter können Daten auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten. Hierfür bestehen nach Angaben des jeweiligen Dienstanbieters entsprechende Datenschutzmechanismen für internationale Datenübermittlungen.

Kunden können Personendaten aus bestehenden Datenbeständen in EVANU Helfer übernehmen, soweit die entsprechende Importfunktion verwendet wird.

CSV-Import

Beim CSV-Import bestimmt der Kunde selbst den Inhalt der bereitgestellten Datei. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass darin ausschliesslich Daten enthalten sind, die er für die vorgesehene Helferorganisation verwenden darf.

Konzertmeister-Schnittstelle

Wird die Konzertmeister-Integration durch einen Kunden eingerichtet, können Daten aus dem dort vorhandenen Mitgliederbestand in EVANU Helfer übernommen werden.

Je nach Datenbestand können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Adresse sowie vorhandene Zusatzfelder importiert werden.

Bereits vorhandene Personen können anhand geeigneter Merkmale, beispielsweise der E-Mail-Adresse, erkannt und entsprechend der gewählten Importfunktion aktualisiert werden.

Für die Datenbearbeitung im ursprünglichen Konzertmeister-System gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

EVANU Helfer kann Kunden die Erstellung oder den Download von Übersichten und Berichten ermöglichen. Dazu können beispielsweise Gesamtübersichten, Einsatzpläne, Timeline-Darstellungen oder PDF-Berichte gehören.

Solche Dokumente können Personendaten enthalten. Sobald ein Kunde einen Export aus EVANU Helfer heruntergeladen hat, liegt die sichere Aufbewahrung, Weitergabe und spätere Löschung dieser lokalen Kopie grundsätzlich in der Verantwortung des Kunden.

Kunden sollen Exporte nur Personen zugänglich machen, die diese für die Durchführung oder Dokumentation des Events benötigen.

EVANU Helfer ist grundsätzlich auf organisatorische Daten zur Planung und Durchführung von Helfereinsätzen ausgerichtet.

Veranstalter sollen besonders schützenswerte Personendaten – beispielsweise Gesundheitsinformationen – nur erfassen, wenn dies für den konkreten Einsatz tatsächlich erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Dies gilt insbesondere für Freitextfelder, Zusatzfragen, Vorfallnotizen und hochgeladene Dokumente.

Personendaten werden nur weitergegeben, soweit dies für den Betrieb, den jeweiligen Event oder die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Mögliche Empfänger sind insbesondere:

• der jeweilige Veranstalter bzw. Kunde;
• berechtigte Mitglieder des Organisations- oder Einsatzteams;
• technische Hosting- und IT-Dienstleister;
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister;
• Twilio bei Nutzung von SMS oder WhatsApp;
• WhatsApp bzw. beteiligte Meta-Unternehmen bei WhatsApp-Kommunikation;
• Support- und Wartungsdienstleister, soweit erforderlich;
• Behörden oder Gerichte, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Externe Dienstleister werden soweit erforderlich als Auftragsbearbeiter eingesetzt und dürfen Daten nur im Rahmen des vereinbarten Zwecks bearbeiten.

Das Kernsystem von EVANU Helfer wird in der Schweiz betrieben. Einzelne externe Dienste können jedoch Personendaten ausserhalb der Schweiz bearbeiten.

Dies betrifft insbesondere internationale Kommunikationsdienste wie Twilio und – bei Verwendung des WhatsApp-Kanals – die WhatsApp Business Platform.

Dabei kann eine Bearbeitung insbesondere in den Vereinigten Staaten sowie in weiteren Ländern erfolgen, in denen der jeweilige Dienstleister oder dessen Unterauftragsbearbeiter tätig ist.

Erfolgt eine Datenübermittlung in ein Land ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau, werden – soweit erforderlich – geeignete Garantien eingesetzt. Dazu können insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln, Binding Corporate Rules, ein anwendbarer Data-Privacy-Framework- Mechanismus oder andere gesetzlich vorgesehene Garantien gehören.

Die zentrale EVANU-Infrastruktur wird auf Serversystemen in der Schweiz betrieben.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten insbesondere vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Manipulation oder unzulässiger Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören je nach Systembereich insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS/TLS;
• rollenbasierte Zugriffsrechte;
• Trennung von Kunden- und Helferzugriffen;
• Authentifizierungs- und Sitzungsmechanismen;
• Beschränkung administrativer Zugriffe;
• Server- und Netzwerksicherheitsmassnahmen;
• Sicherheits- und Fehlerprotokollierung;
• Datensicherungen;
• regelmässige technische Wartung.

Eine absolute Sicherheit bei der elektronischen Datenübertragung oder Speicherung kann technisch nicht garantiert werden.

Personendaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungsgründe bestehen.

Helfer- und Eventdaten

Diese werden grundsätzlich während der Nutzung durch den jeweiligen Kunden gespeichert und können durch den berechtigten Kunden entsprechend der verfügbaren Funktionen verwaltet oder gelöscht werden.

Nach Ende eines Events können Daten weiterhin gespeichert bleiben, wenn der Kunde sie beispielsweise für weitere Veranstaltungen in einem Helferpool verwenden darf oder aus organisatorischen bzw. rechtlichen Gründen noch benötigt.

Kunden- und Vertragsdaten

Diese werden für die Dauer der Kundenbeziehung und darüber hinaus gespeichert, soweit dies zur Vertragsabwicklung, Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen oder aus gesetzlichen Gründen erforderlich ist.

Geschäfts- und Buchungsunterlagen

Unterlagen, die gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten unterliegen, können entsprechend den gesetzlichen Vorgaben insbesondere während zehn Jahren aufbewahrt werden.

Technische Protokolle

Sicherheits- und Serverprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse, Sicherheitszwecke oder rechtliche Interessen erforderlich ist.

Backups

Gelöschte Daten können vorübergehend noch in Datensicherungen vorhanden sein und werden im Rahmen der regulären Backup-Zyklen überschrieben.

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten über sie bearbeitet werden.

Je nach Voraussetzungen können insbesondere bestehen:

• Recht auf Auskunft;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten;
• Recht auf Löschung bzw. Vernichtung;
• Recht, einer bestimmten Bearbeitung zu widersprechen;
• Recht auf Einschränkung einer Bearbeitung, soweit anwendbar;
• Recht auf Herausgabe oder Übertragung bestimmter Personendaten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Recht, eine erteilte Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen.

Bei Helferdaten eines Veranstalters

Bezieht sich eine Anfrage auf Helferdaten, die ein Kunde für seinen Event in EVANU Helfer verwaltet, sollte die Anfrage grundsätzlich an diesen Veranstalter gerichtet werden.

Die 2impress GmbH unterstützt den verantwortlichen Kunden soweit erforderlich bei der Bearbeitung solcher Anfragen.

Bei Daten, für die 2impress verantwortlich ist

Entsprechende Anfragen können an hallo@2impress.ch gerichtet werden.

Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

Betroffene Personen können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

EVANU Helfer kann grundsätzlich auch zur Organisation von Events eingesetzt werden, bei denen minderjährige Helferinnen oder Helfer mitwirken.

Der jeweilige Veranstalter ist dafür verantwortlich, bei der Datenerhebung das Alter der betroffenen Personen sowie allfällige gesetzliche Anforderungen an Einwilligungen oder die Beteiligung gesetzlicher Vertreter zu berücksichtigen.

Daten von Minderjährigen sollen nur in dem Umfang erhoben werden, der für den jeweiligen Helfereinsatz erforderlich ist.

EVANU Helfer unterstützt Veranstalter bei Planung, Organisation und Kommunikation.

Nach dem derzeitigen Funktionsumfang werden durch EVANU Helfer keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen getroffen, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche oder vergleichbar erhebliche Auswirkungen entfalten.

Einteilungen, Schichten, Funktionen und organisatorische Entscheidungen bleiben grundsätzlich in der Verantwortung des jeweiligen Veranstalters bzw. seiner berechtigten Einsatzleitung.

EVANU Helfer wird laufend weiterentwickelt. Ebenso können sich gesetzliche Anforderungen oder die von uns eingesetzten technischen Dienstleister ändern.

Wir können diese Datenschutzbestimmungen deshalb jederzeit anpassen.

Massgebend ist die jeweils auf helfer.evanu.ch veröffentlichte aktuelle Fassung. Bei wesentlichen Änderungen können registrierte Kunden zusätzlich innerhalb der Plattform oder auf anderem geeigneten Weg informiert werden.

Fragen zum Datenschutz oder zur Bearbeitung von Personendaten durch EVANU bzw. die 2impress GmbH können an folgende Stelle gerichtet werden:

Bei Fragen zu den Daten eines konkreten Helfereinsatzes kann zusätzlich direkt der jeweilige Veranstalter kontaktiert werden.