Tutto ciò che serve al tuo team di volontari.
EVANU Helfer riunisce pianificazione, assegnazioni, comunicazione e operatività live per accompagnare il tuo team di volontari in ogni fase.
Pianificazione dei volontari per eventi semplici e complessi.
Che si tratti di un piccolo team di volontari o di un grande evento, settori, aree, attività, team e turni paralleli restano chiaramente strutturati.
Struttura dell’evento
Dal singolo turno a una struttura articolata per grandi eventi.
Modalità semplice & grande evento
Semplifica l’interfaccia per piccoli eventi oppure ampliala per grandi manifestazioni complesse.
Settori & aree
Organizza logicamente spazi, padiglioni o zone operative e assegna le relative responsabilità.
Attività & team
Gestisci funzioni come ingresso, bar, accoglienza ospiti o logistica come attività e team ben definiti.
Turni
Definisci direttamente nel turno inizio, fine, persone necessarie, luogo e requisiti.
Generatore di serie
I turni ricorrenti o simili possono essere creati rapidamente come serie.
Duplica turni
Usa gli incarichi esistenti come modello per creare e adattare rapidamente nuovi turni.
Pianifica i turni visivamente.
La panoramica temporale mostra subito quando è operativo ogni team, dove si creano vuoti e quali aree richiedono personale nello stesso momento.
La persona giusta nel turno giusto.
Disponibilità, qualifiche e regole fanno sì che i volontari adatti vengano assegnati ai turni giusti.
Diversi modi per coprire i turni
A seconda dell’evento, il coordinamento decide come assegnare i volontari e come coprire le assenze dell’ultimo minuto.
Assegnazione manuale
Il coordinamento assegna direttamente i volontari a un turno specifico.
Distribuzione automatica
Il sistema può inoltre distribuire i volontari adatti agli incarichi in base alla disponibilità e alle regole definite.
Scelta autonoma
I volontari possono scegliere autonomamente il turno desiderato tra quelli ancora disponibili.
Pool volontari & supporto
Impiega in modo flessibile e rapido i volontari disponibili e le riserve.
Lista d’attesa & proposte sostitutive
I posti liberi possono essere proposti direttamente ai volontari adatti presenti in lista d’attesa.
Scambio turno
Gli scambi restano completamente gestiti all’interno della pianificazione.
Controlli automatici
Il sistema intercetta i tipici errori di pianificazione già durante l’assegnazione.
Controllo capacità
Nessun turno può essere sovraccaricato oltre il numero di volontari definito.
Controllo sovrapposizioni
Il sistema rileva inoltre incarichi sovrapposti dello stesso volontario.
Età minima
Per singole attività definisci un’età minima che il software verifica automaticamente.
Qualifiche
Le attività possono richiedere competenze o requisiti specifici.
Qualifiche verificate
Il software distingue tra qualifiche dichiarate dal volontario e qualifiche verificate dall’organizzazione.
Limiti incarichi & ore
Puoi inoltre definire il numero massimo di incarichi o ore di lavoro per volontario.
Semplice per chi dà una mano.
Il link personale diretto mostra subito ai volontari incarichi, briefing, file calendario e codice QR. Tutto funziona da mobile senza login complicati.
Tutto ciò che ti riguarda in un unico posto.
La vista mobile riunisce incarichi personali, file calendario, codice QR, foto profilo e contatto diretto con il coordinamento in un unico posto.
Sabato · 17:00–21:00
Ingresso nord · abbigliamento nero
Apri direttamente o scarica
Informazioni dove servono.
I messaggi restano collegati direttamente all’evento, al volontario e all’incarico invece di perdersi tra chat e thread e-mail.
Più canali
E-mail, SMS e WhatsApp lavorano insieme a modelli, briefing, checklist e documenti condivisi in modo mirato.
Invia automaticamente via e-mail conferme, informazioni e messaggi organizzativi.
SMS
Per avvisi brevi e urgenti puoi inoltre usare gli SMS tramite l’integrazione Twilio prevista.
La comunicazione WhatsApp può inoltre essere integrata tramite Meta Cloud API.
Modelli & briefing
I modelli raccolgono messaggi, punto d’incontro, abbigliamento, programma e informazioni operative.
Automazioni & checklist
I flussi attivano i messaggi appropriati, mentre le attività possono essere spuntate direttamente.
Domande & documenti
Le domande dei volontari e i piani o file condivisi restano collegati all’evento.
Il giorno dell’evento conta ciò che sta succedendo adesso.
La dashboard live mostra continuamente copertura, punti aperti e aggiornamenti di stato.
Dashboard live
Auto-RefreshQR-Check-in
Il responsabile turno registra entrata e uscita dei volontari tramite fotocamera oppure con inserimento manuale del codice.
Gestione sul posto
Le funzioni operative più importanti restano direttamente collegate all’evento.
Check-in & Check-out
Documenta la presenza direttamente sull’incarico.
No-show
Segna come No-show i volontari che non si presentano.
Incidenti
Documenta direttamente i problemi operativi e continua poi a gestirli.
Escalation
Inoltra i punti critici direttamente al livello responsabile.
To-do interni
Gestisci anche le attività aperte del coordinamento direttamente nell’evento.
Activity Feed
In questo modo le modifiche operative importanti restano tracciabili.
Non solo persone. Anche materiali & logistica.
Abbigliamento, pasti, badge e radio possono essere organizzati direttamente insieme agli incarichi dei volontari.
Consegna & restituzione
Gestisci direttamente per ogni volontario materiali, abbigliamento, pasti e piani.
Materiali & mappe del sito
Registra e metti a disposizione radio, strumenti e mappe di sale e sito.
Abbigliamento & informazioni alimentari
Taglie e informazioni alimentari rilevanti confluiscono direttamente nella pianificazione.
Badge & chiavi
Documenta anche badge, chiavi e altri oggetti consegnati.
Restituzione
I materiali non vengono solo consegnati, ma anche registrati al momento della restituzione.
Ristorazione
Pasti e necessità di ristorazione possono essere pianificati direttamente nell’organizzazione.
Hotspot interattivi
Gli hotspot rendono visibili punti e luoghi importanti sulle mappe del sito.
Gestisci con chiarezza anche gli incarichi retribuiti.
Incarichi volontari e retribuiti, modelli di compenso e ore effettive possono essere gestiti nello stesso evento.
Modelli diversi
Salario, forfait, ore obiettivo o punti: ogni modello resta trasparente e facilmente valutabile.
Non retribuito & sistema a punti
Gli incarichi volontari possono funzionare senza compenso oppure essere integrati con punti.
Paga oraria & ore obiettivo
Ore effettive e ore obiettivo previste restano direttamente confrontabili.
Compenso giornaliero
Per giornate intere puoi usare un importo giornaliero definito.
Forfait
In alternativa puoi definire un importo fisso per incarico o attività.
Ore effettive & raggiungimento
Il software registra il tempo lavorato e lo confronta con gli obiettivi personali.
Check-in/out & correzioni
Gli orari di presenza costituiscono la base, ma possono essere modificati in modo tracciabile.
Importa dati. Esporta panoramiche.
Importa elenchi di volontari esistenti e poi esporta piani dei turni o dati evento in PDF, CSV e XLSX.
Import CSV
Importa nel sistema i dati esistenti dei volontari tramite file CSV strutturati.
Konzertmeister
Per le organizzazioni esistenti, l’integrazione prevista con Konzertmeister può inoltre importare i dati dei membri.
PDF, CSV & XLSX
Esporta piani dei turni e dati evento per uso operativo, archiviazione o elaborazione successiva.
Per un coordinatore. O per un intero team organizzativo.
Ruoli e responsabilità distribuiscono pianificazione e gestione su tutto il team organizzativo.
Collaborazione
I team lavorano con responsabilità chiare, mentre più eventi, dati di base e documenti restano gestiti centralmente.
Team organizzativo
Integra altre persone direttamente nell’organizzazione dell’evento.
Responsabili di settore
Limita le responsabilità a specifiche aree dell’evento.
Commenti
Registra le informazioni interne direttamente nei processi rilevanti.
Activity Feed
Le modifiche importanti nelle operazioni dell’evento restano così tracciabili per il coordinamento.
Panoramica eventi & dati di base
Gestisci eventi e dati dell’organizzazione centralmente nel profilo cliente.
Fatture & download PDF
Fatture e documenti evento disponibili possono essere consultati e scaricati direttamente.
Accesso solo dove serve.
Gli accessi basati sui ruoli rendono disponibili i dati operativi senza esporre inutilmente informazioni personali.
Ruoli & permessi
Limita gli accessi in base al ruolo e alla responsabilità organizzativa.
Protezione dati dei volontari
I volontari vedono le proprie informazioni, ma non automaticamente i dati personali degli altri volontari.
Login cliente sicuro
Oltre alla password, puoi proteggere l’area cliente con un link e-mail a validità limitata.
Pronto per il tuo prossimo team di volontari?
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