Pianificazione dei volontari.
Spiegata in modo semplice.
Dal primo evento, passando per volontari, turni e qualifiche, fino alla centrale operativa live il giorno dell’evento: qui trovi risposte chiare e guide passo passo per EVANU Helfer.
Cosa vuoi fare?
Scegli una sezione. Le FAQ verranno quindi filtrate automaticamente sulle domande pertinenti.
Da un evento vuoto a un piano turni completo.
Seguendo questo ordine, anche un progetto con molti volontari rimane chiaro e gestibile.
Crea evento
Definisci data, luogo e tipo di evento.
Crea la struttura
Crea settori, aree, attività e team.
Pianifica i turni
Definisci orari e capacità necessarie.
Inserisci i volontari
Usa il pool, l’importazione o l’auto-registrazione.
Assegna
Manuale, automatica o tramite scelta autonoma.
Controlla
Capacità, sovrapposizioni e qualifiche.
Informa
Invia briefing e informazioni sui turni.
Panoramica
Controlla definitivamente timeline e copertura.
Giorno dell’evento
Usa la centrale operativa live, il check-in QR e la gestione degli incidenti.
Chiusura
Crea PDF, XLSX e altre analisi.
Tre principi che rendono tutto più chiaro.
Un volontario non è un turno.
Una persona può essere presente nel pool volontari senza essere già pianificata per un turno specifico.
Pianifica dal generale al dettaglio.
Crea prima la struttura dell’evento. Poi definisci i singoli turni e solo dopo assegna le persone.
La timeline è il tuo controllo finale.
Gli elenchi mostrano singole voci. La timeline mostra cosa accade contemporaneamente e dove si creano lacune nella pianificazione.
Risposte alle domande più importanti.
Cerca un termine o apri la domanda pertinente. Puoi ad esempio cercare “turno”, “importazione”, “qualifica”, “QR” o “SMS”.
Primi passi
Orientamento, configurazione e primi passi.
Qual è il modo migliore per iniziare con EVANU Helfer?
Non iniziare subito dai singoli volontari. Crea prima il tuo evento e la sua struttura .
Devo conoscere già tutti i dettagli quando creo l’evento per la prima volta?
No. Puoi costruire l’evento passo dopo passo e completarlo in seguito. All’inizio conta soprattutto la struttura di base: evento, data, luogo e principali aree di lavoro.
Cosa devo preparare prima di inserire i dati?
Sono particolarmente utili:
- data dell’evento e orari indicativi dei turni
- aree volontari necessarie
- numero indicativo di persone per attività
- qualifiche o requisiti
- punti di ritrovo e informazioni organizzative
- elenchi volontari esistenti se vuoi importare dati
Perché EVANU Helfer sembra più completo di un semplice elenco di volontari?
Perché EVANU Helfer non si limita a memorizzare persone. Il sistema collega struttura dell’evento, disponibilità, qualifiche, turni, copertura, comunicazione, gestione live e analisi .
Per questo la configurazione iniziale richiede un po’ più di tempo, ma la pianificazione successiva diventa molto più chiara.
Dove trovo le funzioni più importanti?
La gestione avviene all’interno del tuo evento. A seconda della fase, passi tra struttura dell’evento, dati dei volontari, pianificazione dei turni, comunicazione, panoramica e funzioni live.
Configura evento
Settori, aree, attività, team e turni.
Come creo un nuovo evento?
Crea un nuovo evento e inserisci prima i dati di base come nome, data e luogo.
Poi crea la struttura necessaria e le attività e i turni corrispondenti.
Qual è la differenza tra un evento semplice e un grande evento?
Per gli eventi più piccoli spesso basta una struttura semplice. Per gli eventi più complessi puoi organizzare in modo più dettagliato con settori, aree, attività, team e più turni .
Cosa sono settori, aree e attività?
Ti permettono di strutturare gerarchicamente un grande evento.
Esempio: Festival → Ingresso → Ingresso principale → Controllo biglietti → 16:00–20:00.
A cosa servono i team?
I team ti aiutano a raggruppare più persone a livello organizzativo. È utile quando i volontari vengono impiegati insieme o devono ricevere le stesse informazioni.
Cos’è un turno?
Un turno descrive un incarico specifico con un intervallo di tempo e la copertura necessaria.
Esempio: Guardaroba 17:00–22:00 4 volontari
Posso creare più rapidamente più turni simili?
Sì. Per turni ricorrenti o simili è disponibile il generatore di serie Così non devi creare singolarmente blocchi orari identici.
Posso duplicare strutture o voci esistenti?
Sì. Gli elementi ricorrenti possono essere duplicati. È particolarmente utile per attività simili e strutture di eventi ricorrenti.
Volontari e inserimento dati
Pool, importazione, disponibilità e qualifiche.
Cos’è il pool volontari?
Il pool volontari è la tua raccolta centrale di persone. Un volontario nel pool non è automaticamente pianificato per un evento o un turno specifico. .
Come inserisco manualmente un volontario?
Crea la persona nella sezione volontari e inserisci i dati di contatto e pianificazione necessari. Poi puoi assegnarla all’evento o a un turno.
Posso importare elenchi di volontari esistenti?
Sì. EVANU Helfer supporta l’importazione di dati esistenti, anche tramite CSV . È inoltre prevista l’importazione da dati Konzertmeister corrispondenti.
Cosa significa disponibilità?
La disponibilità indica quando una persona è generalmente disponibile per un incarico. Aiuta nella pianificazione manuale o automatica.
Cosa sono i settori preferiti?
I volontari possono indicare preferenze per determinate aree operative o settori. Queste informazioni possono essere considerate nell’assegnazione.
Cosa sono le qualifiche?
Le qualifiche descrivono competenze o requisiti importanti per determinate attività.
Esempi sono patente di guida, esperienza tecnica, conoscenze linguistiche o altre competenze legate all’incarico.
Qual è la differenza tra “indicata” e “verificata”?
Una qualifica indicata è stata inserita dalla persona interessata. Una qualifica verificata è stata inoltre controllata o confermata dall’organizzazione.
Quali dati personali dovrei raccogliere?
Raccogli solo i dati realmente necessari per organizzazione, comunicazione e svolgimento dell’evento.
Pianificazione turni e assegnazione
Manuale, automatica o direttamente dai volontari.
Quali modalità di assegnazione sono disponibili?
A seconda dell’evento puoi usare modalità diverse:
- assegnazione manuale
- assegnazione di interi team
- distribuzione automatica
- scelta autonoma da parte dei volontari
Quando è utile l’assegnazione manuale?
Quando vuoi stabilire con precisione quale persona svolge quale attività, ad esempio per posizioni chiave o volontari particolarmente qualificati.
Come funziona la distribuzione automatica?
La pianificazione automatica considera i dati disponibili e ti aiuta a coprire in modo sensato le posizioni aperte.
Controlla sempre il risultato tramite la panoramica o la timeline.
Cosa significa scelta autonoma?
Con la scelta autonoma, i volontari possono scegliere da soli gli incarichi o i turni disponibili invece di essere assegnati interamente a mano.
Come evita EVANU Helfer le doppie assegnazioni?
Durante la pianificazione è possibile controllare le sovrapposizioni orarie. Usa anche la timeline, perché gli incarichi in parallelo risultano particolarmente visibili.
Posso definire limiti di turni o di ore?
Sì. I limiti di turni o ore aiutano a evitare di pianificare involontariamente le persone oltre il limite desiderato.
Come funzionano i controlli di capacità?
Per ogni turno puoi definire quante persone sono necessarie. In questo modo vedi se un’attività è coperta completamente, parzialmente o per nulla.
È possibile considerare un’età minima?
Sì. Per determinate attività è possibile definire requisiti come un’età minima e verificarli durante la pianificazione.
Cos’è il pool jolly?
Nel pool jolly puoi prevedere persone da impiegare in modo flessibile in caso di necessità dell’ultimo minuto. È particolarmente utile negli eventi più grandi.
Come funzionano lista d’attesa e proposte di sostituzione?
Se una posizione è già occupata o una persona viene meno, le liste d’attesa e i meccanismi di sostituzione possono aiutare a coprire i posti liberi.
I volontari possono scambiarsi i turni?
EVANU Helfer supporta anche lo scambio dei turni. Le modifiche possono così essere gestite in modo strutturato invece che solo tramite messaggi privati esterni al sistema.
Comunicazione e portale volontari
Far arrivare in modo affidabile le informazioni giuste alle persone giuste.
Come ricevono i volontari le informazioni sui turni?
I volontari possono vedere i propri incarichi e le informazioni rilevanti tramite l’accesso volontari previsto o il link diretto.
Cos’è il link diretto per i volontari?
Il link diretto porta la persona direttamente alle informazioni a lei destinate, senza dover passare dalla gestione amministrativa dell’evento.
È possibile aggiungere un turno al calendario personale?
Sì. Gli incarichi possono essere aggiunti tramite un file calendario .ics o tramite la funzione calendario.
Quali canali di comunicazione supporta EVANU Helfer?
Per la comunicazione sono disponibili e-mail e SMS . La modalità di invio che usi dipende dalla configurazione e dallo scopo della comunicazione.
Cosa deve contenere un buon briefing?
Un briefing dovrebbe rispondere nel modo più concreto possibile a queste domande:
- Quando devo essere lì?
- Dove devo andare?
- Qual è il mio compito?
- A chi devo presentarmi?
- Cosa devo portare o tenere presente?
Posso informare solo determinati volontari o team?
La comunicazione può essere indirizzata alle persone o ai gruppi rilevanti. In questo modo non tutti i volontari devono ricevere ogni messaggio.
I volontari possono fare domande?
Sì. Domande e feedback possono essere raccolti centralmente nelle funzioni previste per volontari ed evento.
Panoramica e giorno dell’evento
Timeline, centrale operativa live, check-in e incidenti.
A cosa serve la panoramica?
La panoramica mostra l’evento nel suo insieme e non dal punto di vista di un singolo record. È utile per il controllo finale e la gestione operativa dell’evento.
Cosa mostra la timeline?
La timeline mostra gli incarichi nel tempo. Così puoi vedere a colpo d’occhio cosa succede, quando e in parallelo .
Perché la timeline è migliore di un semplice elenco?
Un elenco risponde: “Quali incarichi ci sono?”
La timeline risponde: “Cosa succede contemporaneamente e come si incastra tutto?”
Cos’è la centrale operativa live?
La centrale operativa live supporta il lavoro durante l’evento. Qui conta meno la pianificazione a lungo termine e più il controllo della situazione attuale.
Come funziona il check-in QR?
I volontari possono effettuare il check-in in modo controllato all’evento o al turno tramite la funzione QR prevista.
A cosa serve la sezione “Incidenti”?
Durante un evento, eventi particolari o incidenti possono essere documentati in modo strutturato.
Una voce utile contiene ad esempio ora, evento, misura adottata e persona responsabile .
Posso pianificare anche materiali e vitto?
Sì. Le informazioni su materiali e vitto possono essere integrate nell’organizzazione dell’evento, così da mantenere visibili anche le esigenze operative oltre alla pianificazione del personale.
Cosa devo fare se la timeline sembra insolita?
Controlla prima i dati di base dei turni:
- Ora di inizio
- Ora di fine
- Data
- incarichi su più giorni o oltre la mezzanotte
- turni duplicati accidentalmente
Esportazione, compensi e amministrazione
Documenti, analisi e funzioni amministrative.
Quali esportazioni sono disponibili?
Per l’elaborazione successiva e la documentazione sono disponibili, tra l’altro, esportazioni PDF e XLSX .
A cosa serve l’esportazione PDF?
Un PDF può servire ad esempio come:
- panoramica della produzione o dei turni
- documento per la gestione operativa
- versione di controllo prima dell’evento
- documentazione o backup il giorno dell’evento
Quando devo creare un’esportazione finale?
Idealmente crea già prima dell’evento una prima versione di controllo. Dopo le ultime modifiche genera la versione finale.
EVANU Helfer può considerare i compensi?
Sì. Le informazioni sui compensi e le ore previste possono essere incluse nella gestione dei volontari e nelle analisi.
Perché gli orari corretti dei turni sono importanti per la rendicontazione?
Gli orari dei turni non influenzano solo la pianificazione. A seconda dell’uso, possono essere rilevanti anche per ore e compensi.
Le modifiche ai turni dovrebbero quindi essere sempre aggiornate nel sistema.
Dove gestisco il mio profilo e i dati amministrativi?
I dati relativi al cliente vengono gestiti nell’area profilo o amministrazione prevista. Lì trovi anche le funzioni amministrative legate all’uso di EVANU Helfer.
Come funzionano i pacchetti evento?
L’uso di EVANU Helfer è collegato ai pacchetti evento previsti per il tuo account o evento. Lo stato attuale viene mostrato nell’area amministrativa.
Domande frequenti e problemi
Quando qualcosa non appare o non funziona come previsto.
Ho inserito un volontario, ma non lo vedo in un turno.
Controlla se la persona è presente solo nel Pool volontari oppure se è già stata assegnata all’evento e al turno desiderato.
Un volontario è assegnato all’evento, ma non ha alcun turno.
L’appartenenza all’evento non crea automaticamente un turno. Controlla l’assegnazione e assegna alla persona un incarico concreto.
Un volontario appare due volte. Cosa devo controllare?
Controlla prima se la persona è stata importata più volte, creata manualmente o inserita tramite canali diversi. Se possibile, correggi il record nel pool volontari prima di pianificare altri turni.
Un turno non è ancora completamente coperto.
Controlla la capacità definita e le assegnazioni effettive. A seconda della situazione puoi aggiungere persone manualmente oppure usare le funzioni di pianificazione e sostituzione disponibili.
Perché una persona non può essere pianificata per una determinata attività?
Controlla in particolare:
- Disponibilità
- sovrapposizioni orarie
- qualifiche
- età minima
- limiti di turni o ore
- capacità del turno
Cos’è la modalità demo?
La demo usa dati di esempio già preparati. In questo modo puoi vedere e testare molti flussi senza dover prima creare un progetto completo con i tuoi volontari.
Posso reimpostare i dati della demo?
Sì. I dati della demo possono essere riportati a uno stato iniziale definito.
Cosa devo fare prima di segnalare un problema tecnico?
Annota nel modo più preciso possibile:
- In quale evento ti trovi?
- In quale sezione si verifica il problema?
- Cosa volevi fare?
- Cosa è successo invece?
- Il comportamento è riproducibile?
Uno screenshot è particolarmente utile per i problemi di visualizzazione.
Nessuna domanda corrispondente trovata
Prova un termine di ricerca più generale come “volontario”, “turno”, “importazione”, “QR” o “esportazione”.
Le due checklist più importanti.
Per non dimenticare nulla: una volta durante la pianificazione e una volta poco prima del giorno dell’evento.
Prima di completare la pianificazione
Poco prima del giorno dell’evento
Hai ancora una domanda?
Se non trovi la risposta giusta nel Centro assistenza, descrivici nel modo più preciso possibile dove ti blocchi. Uno screenshot è particolarmente utile per problemi di visualizzazione o utilizzo.