Planification des bénévoles.
Expliquée simplement.
Du premier événement aux bénévoles, aux créneaux et aux qualifications, jusqu’au centre de contrôle en direct le jour de l’événement : tu trouveras ici des réponses claires et des aides pas à pas pour EVANU Helfer.
Que souhaites-tu faire ?
Choisis une rubrique. La FAQ filtrera ensuite automatiquement les questions correspondantes.
De l’événement vide au planning d’affectation complet.
En suivant cet ordre, même un grand projet de bénévoles reste clair et facile à gérer.
Créer l’événement
Définir la date, le lieu et le type d’événement.
Créer la structure
Créer les secteurs, zones, tâches et équipes.
Planifier les créneaux
Définir les horaires et les effectifs nécessaires.
Enregistrer les bénévoles
Utiliser le pool, l’import ou l’auto-inscription.
Affecter
Manuellement, automatiquement ou par choix autonome.
Contrôler
Effectifs, chevauchements et qualifications.
Informer
Envoyer les briefings et les informations d’affectation.
Vue d’ensemble
Contrôler une dernière fois la chronologie et les effectifs.
Jour de l’événement
Utiliser le centre de contrôle en direct, le check-in QR et les incidents.
Clôture
Créer des PDF, XLSX et autres évaluations.
Trois principes qui rendent beaucoup de choses plus claires.
Un bénévole n’est pas une affectation.
Une personne peut figurer dans ton pool de bénévoles sans être déjà planifiée pour une affectation précise.
Planifier du général au détail.
Commence par construire la structure de l’événement. Définis ensuite les créneaux concrets, puis affecte les personnes.
La chronologie est ton contrôle final.
Les listes montrent des éléments individuels. La chronologie montre ce qui se passe en parallèle et où apparaissent les lacunes de planification.
Réponses aux questions les plus importantes.
Recherche un terme ou ouvre la question correspondante. Tu peux par exemple rechercher « créneau », « import », « qualification », « QR » ou « SMS ».
Premiers pas
Orientation, configuration et premiers pas.
Quelle est la meilleure façon de commencer avec EVANU Helfer ?
Ne commence pas directement par les bénévoles individuels. Crée d’abord ton événement et sa structure .
Dois-je déjà connaître toutes les informations lors de la première création ?
Non. Tu peux construire l’événement étape par étape et le compléter plus tard. L’essentiel au départ est la structure de base : événement, date, lieu et principaux domaines de travail.
Que dois-je préparer avant de saisir les données ?
Il est notamment utile de préparer :
- date de l’événement et horaires approximatifs des affectations
- domaines de bénévoles nécessaires
- nombre approximatif de personnes par tâche
- qualifications ou conditions requises
- points de rendez-vous et informations organisationnelles
- listes de bénévoles existantes si tu souhaites importer des données
Pourquoi EVANU Helfer paraît-il plus complet qu’une simple liste de bénévoles ?
Parce qu’EVANU Helfer ne se contente pas d’enregistrer des personnes. Le système relie structure de l’événement, disponibilités, qualifications, créneaux, effectifs, communication, gestion en direct et évaluation .
La mise en place initiale prend ainsi un peu plus de temps, mais la planification devient ensuite nettement plus claire.
Où puis-je trouver les fonctions les plus importantes ?
Le travail s’effectue dans ton événement. Selon l’étape, tu passes entre la structure de l’événement, les données des bénévoles, la planification, la communication, la vue d’ensemble et les fonctions en direct.
Configurer l’événement
Secteurs, zones, tâches, équipes et créneaux.
Comment créer un nouvel événement ?
Crée un nouvel événement et renseigne d’abord les informations de base comme le nom, la date et le lieu.
Construis ensuite la structure nécessaire et crée les tâches et créneaux correspondants.
Quelle est la différence entre un événement simple et un grand événement ?
Pour les petits événements, une structure simple suffit souvent. Pour les événements plus complexes, tu peux organiser plus finement avec des secteurs, des zones, des tâches, des équipes et plusieurs créneaux .
Que sont les secteurs, les zones et les tâches ?
Ils te permettent de structurer hiérarchiquement un grand événement.
Exemple : Festival → Entrée → Entrée principale → Contrôle des billets → 16:00–20:00.
À quoi servent les équipes ?
Les équipes te permettent de regrouper plusieurs personnes sur le plan organisationnel. C’est pratique lorsque des bénévoles sont affectés ou informés ensemble.
Qu’est-ce qu’un créneau ?
Un créneau décrit une affectation concrète avec une période et un effectif nécessaire.
Exemple : Vestiaire 17:00–22:00 4 bénévoles
Puis-je créer plus rapidement plusieurs créneaux similaires ?
Oui. Pour les créneaux récurrents ou similaires, le générateur de séries est disponible. Tu n’as ainsi pas besoin de créer séparément des blocs horaires identiques.
Puis-je dupliquer des structures ou des éléments existants ?
Oui. Les éléments récurrents peuvent être dupliqués. C’est particulièrement utile pour des tâches similaires et des structures d’événements récurrentes.
Bénévoles & saisie des données
Pool, import, disponibilités et qualifications.
Qu’est-ce que le pool de bénévoles ?
Le pool de bénévoles est ta liste centrale de personnes. Un bénévole dans le pool n’est pas automatiquement planifié pour un événement ou un créneau précis. .
Comment enregistrer manuellement un bénévole ?
Crée la personne dans la rubrique bénévoles et saisis les coordonnées et informations de planification nécessaires. Tu peux ensuite l’affecter à l’événement ou à un créneau.
Puis-je importer des listes de bénévoles existantes ?
Oui. EVANU Helfer permet d’importer des données existantes, notamment via CSV . Un import depuis des données Konzertmeister est également prévu.
Que signifie disponibilité ?
La disponibilité indique quand une personne est en principe disponible pour une affectation. Elle aide à la planification manuelle ou automatique.
Que sont les secteurs souhaités ?
Les bénévoles peuvent indiquer leurs préférences pour certains domaines d’affectation ou secteurs. Ces informations peuvent être prises en compte lors de l’affectation.
Que sont les qualifications ?
Les qualifications décrivent les compétences ou conditions requises importantes pour certaines tâches.
Il peut s’agir par exemple d’un permis de conduire, d’une expérience technique, de compétences linguistiques ou d’autres aptitudes liées à l’affectation.
Quelle est la différence entre « indiquée » et « vérifiée » ?
Une qualification indiquée a été renseignée par la personne concernée. Une qualification vérifiée a en plus été contrôlée ou confirmée par l’organisation.
Quelles données personnelles dois-je saisir ?
Ne saisis que les données dont tu as réellement besoin pour l’organisation, la communication et le déroulement de l’événement.
Planification & affectation
Manuellement, automatiquement ou par les bénévoles eux-mêmes.
Quelles possibilités d’affectation existe-t-il ?
Selon l’événement, tu peux utiliser différentes méthodes :
- affectation manuelle
- affectation d’équipes entières
- répartition automatique
- choix autonome par les bénévoles
Quand l’affectation manuelle est-elle utile ?
Lorsque tu veux déterminer précisément quelle personne prend quelle tâche, par exemple pour des postes clés ou des bénévoles particulièrement qualifiés.
Comment fonctionne la répartition automatique ?
La planification automatique tient compte des données disponibles et t’aide à pourvoir intelligemment les postes ouverts.
Contrôle toujours le résultat ensuite via la vue d’ensemble ou la chronologie.
Que signifie le choix autonome ?
Avec le choix autonome, les bénévoles peuvent sélectionner eux-mêmes des affectations ou créneaux disponibles au lieu d’être entièrement affectés manuellement par toi.
Comment EVANU Helfer évite-t-il les doubles affectations ?
Les chevauchements horaires peuvent être contrôlés pendant la planification. Utilise aussi la chronologie, car les affectations simultanées y sont particulièrement visibles.
Puis-je définir des limites d’affectation ou d’heures ?
Oui. Les limites d’affectation ou d’heures permettent d’éviter de planifier involontairement des personnes au-delà de la limite souhaitée.
Comment fonctionnent les contrôles de capacité ?
Tu peux définir combien de personnes sont nécessaires pour chaque créneau. Tu vois ainsi si une tâche est entièrement, partiellement ou pas encore pourvue.
Un âge minimum peut-il être pris en compte ?
Oui. Pour certaines tâches, des exigences comme un âge minimum peuvent être définies et contrôlées pendant la planification.
Qu’est-ce que le pool de renforts ?
Le pool de renforts permet de prévoir des personnes pouvant être affectées de manière flexible en cas de besoin de dernière minute. C’est particulièrement utile pour les grands événements.
Comment fonctionnent la liste d’attente et les propositions de remplacement ?
Si un poste est déjà occupé ou qu’une personne se désiste, les listes d’attente et mécanismes de remplacement peuvent aider à pourvoir les places libérées.
Les bénévoles peuvent-ils échanger des créneaux ?
EVANU Helfer prend également en charge l’échange de créneaux. Les modifications peuvent ainsi être gérées de manière structurée plutôt que seulement via des messages privés hors du système.
Communication & portail bénévoles
Transmettre de manière fiable les bonnes informations aux bonnes personnes.
Comment les bénévoles reçoivent-ils leurs informations d’affectation ?
Les bénévoles peuvent consulter leurs affectations personnelles et les informations qui les concernent via l’accès bénévole prévu ou le lien direct.
Qu’est-ce que le lien direct bénévole ?
Le lien direct conduit la personne directement aux informations qui lui sont destinées, sans qu’elle doive passer par l’administration de l’événement.
Une affectation peut-elle être ajoutée au calendrier personnel ?
Oui. Les affectations peuvent être ajoutées via un fichier calendrier .ics ou une fonction calendrier.
Quels canaux de communication EVANU Helfer prend-il en charge ?
Pour la communication, e-mail et SMS sont prévus. Le mode d’envoi utilisé dépend de ta configuration et de l’objectif de la communication.
Que doit contenir un bon briefing ?
Un briefing doit répondre aussi précisément que possible aux questions suivantes :
- Quand dois-je être présent ?
- Où dois-je aller ?
- Quelle est ma tâche ?
- À qui dois-je me présenter ?
- Que dois-je apporter ou respecter ?
Puis-je informer uniquement certains bénévoles ou certaines équipes ?
La communication peut cibler les personnes ou groupes concernés. Ainsi, tous les bénévoles ne doivent pas recevoir chaque message.
Les bénévoles peuvent-ils poser des questions ?
Oui. Les questions et retours peuvent être enregistrés de manière centralisée dans les fonctions prévues pour les bénévoles et l’événement.
Vue d’ensemble & jour J
Chronologie, centre de contrôle en direct, check-in et incidents.
À quoi sert la vue d’ensemble ?
La vue d’ensemble montre l’événement dans son ensemble et non du point de vue d’un seul enregistrement. Elle convient au contrôle final et à la direction opérationnelle de l’événement.
Que montre la chronologie ?
La chronologie affiche les affectations dans le temps. Tu vois ainsi d’un coup d’œil ce qui se passe, à quel moment et en parallèle .
Pourquoi la chronologie est-elle plus utile qu’une simple liste ?
Une liste répond à la question : « Quelles affectations existent ? »
La chronologie répond à la question : « Que se passe-t-il en même temps et comment tout s’articule ? »
Qu’est-ce que le centre de contrôle en direct ?
Le centre de contrôle en direct soutient le travail opérationnel pendant l’événement. Il s’agit moins de planification à long terme que de garder à l’œil la situation actuelle.
Comment fonctionne le check-in QR ?
Les bénévoles peuvent être enregistrés de manière contrôlée à l’événement ou à l’affectation grâce à la fonction QR prévue.
À quoi sert la rubrique « Incidents » ?
Pendant un événement, les événements particuliers ou incidents peuvent être documentés de manière structurée.
Une entrée utile contient par exemple heure, événement, mesure prise et personne responsable .
Puis-je aussi planifier le matériel et la restauration ?
Oui. Les informations sur le matériel et la restauration peuvent être intégrées à l’organisation afin que les besoins opérationnels restent visibles en plus de la planification du personnel.
Que faire si la chronologie semble inhabituelle ?
Contrôle d’abord les données d’affectation sous-jacentes :
- Heure de début
- Heure de fin
- Date
- affectations sur plusieurs jours ou au-delà de minuit
- créneaux créés deux fois par erreur
Export, rémunération & administration
Documents, évaluations et fonctions administratives.
Quels exports sont disponibles ?
Pour le traitement ultérieur et la documentation, sont notamment disponibles exports PDF et XLSX .
À quoi sert l’export PDF ?
Un PDF peut par exemple servir de :
- vue d’ensemble de la production ou des affectations
- document pour la direction opérationnelle
- version de contrôle avant l’événement
- documentation ou sauvegarde le jour de l’événement
Quand dois-je créer un export final ?
Idéalement, crée déjà une première version de contrôle avant l’événement. Après les dernières modifications, génère la version finale.
EVANU Helfer peut-il prendre en compte les rémunérations ?
Oui. Les informations de rémunération et les heures prévues peuvent être intégrées à la gestion des bénévoles et aux évaluations.
Pourquoi des horaires d’affectation corrects sont-ils importants pour le décompte ?
Les horaires d’affectation n’influencent pas seulement la planification. Selon l’utilisation, ils peuvent aussi être importants pour les heures et les rémunérations.
Les modifications d’affectation doivent donc être systématiquement mises à jour dans le système.
Où gérer mon profil et les informations administratives ?
Les informations liées au client sont gérées dans la zone profil ou administration prévue. Tu y trouveras également les fonctions administratives liées à l’utilisation d’EVANU Helfer.
Comment fonctionnent les forfaits événement ?
L’utilisation d’EVANU Helfer est liée aux forfaits événement prévus pour ton compte ou ton événement. Le statut actuel est affiché dans ton espace d’administration.
Questions fréquentes & problèmes
Quand quelque chose ne s’affiche pas ou ne fonctionne pas comme prévu.
J’ai enregistré un bénévole, mais je ne le vois pas dans un créneau.
Vérifie si la personne se trouve uniquement dans le Pool de bénévoles ou si elle a déjà été affectée à l’événement et au créneau souhaité.
Un bénévole est rattaché à l’événement, mais n’a aucune affectation.
L’appartenance à l’événement ne crée pas automatiquement un créneau. Vérifie l’affectation et attribue à la personne une mission concrète.
Un bénévole apparaît en double. Que dois-je vérifier ?
Vérifie d’abord si la personne a été importée plusieurs fois, créée manuellement ou enregistrée par différents moyens. Corrige si possible le dossier dans le pool de bénévoles avant de planifier d’autres affectations.
Un créneau n’est pas encore entièrement pourvu.
Contrôle l’effectif défini et les affectations réelles. Selon la situation, tu peux ajouter des personnes manuellement ou utiliser les fonctions de planification et de remplacement disponibles.
Pourquoi une personne ne peut-elle pas être planifiée pour une tâche précise ?
Contrôle notamment :
- Disponibilité
- chevauchements horaires
- qualifications
- âge minimum
- limites d’affectation ou d’heures
- capacité du créneau
Qu’est-ce que le mode démo ?
La démo utilise des données d’exemple préparées. Tu peux ainsi découvrir et tester de nombreux processus sans devoir d’abord créer ton propre projet complet de bénévoles.
Puis-je réinitialiser les données de démo ?
Oui. Les données de démo peuvent être réinitialisées à un état initial défini.
Que dois-je faire avant de signaler un problème technique ?
Note aussi précisément que possible :
- Dans quel événement te trouves-tu ?
- Dans quelle rubrique le problème se produit-il ?
- Que voulais-tu faire ?
- Que s’est-il passé à la place ?
- Le comportement est-il reproductible ?
Une capture d’écran est particulièrement utile en cas de problème d’affichage.
Aucune question correspondante trouvée
Essaie un terme de recherche plus général comme « bénévole », « créneau », « import », « QR » ou « export ».
Les deux check-lists les plus importantes.
Pour ne rien oublier : une fois pendant la planification et une fois juste avant le jour de l’événement.
Avant de finaliser la planification
Peu avant le jour de l’événement
Encore une question ?
Si tu ne trouves pas la bonne réponse dans le centre d’aide, décris-nous aussi précisément que possible à quel endroit tu bloques. Une capture d’écran est particulièrement utile pour les problèmes d’affichage ou d’utilisation.