Tout ce dont ton équipe de bénévoles a besoin.
EVANU Helfer réunit la planification, les affectations, la communication et les opérations en direct pour accompagner ton équipe de bénévoles de bout en bout.
Planification des bénévoles pour des événements simples ou complexes.
Qu’il s’agisse d’une petite équipe de bénévoles ou d’un grand événement, secteurs, zones, tâches, équipes et créneaux parallèles restent clairement structurés.
Structure de l’événement
Du simple créneau à une structure complexe pour grand événement.
Mode simple & grand événement
Tu simplifies l’interface pour les petits événements ou l’étends pour les manifestations complexes.
Secteurs & zones
Tu structures logiquement le site, les halls ou les zones organisationnelles et leur attribues des responsabilités.
Tâches & équipes
Tu organises des fonctions telles que l’entrée, le bar, l’accueil des invités ou la logistique sous forme de tâches et d’équipes claires.
Créneaux
Tu définis directement sur chaque créneau le début, la fin, le nombre de personnes, le lieu et les exigences.
Générateur de séries
Les créneaux récurrents ou similaires peuvent être créés efficacement sous forme de série.
Dupliquer les créneaux
Les affectations existantes servent de modèles pour créer et adapter rapidement de nouveaux créneaux.
Planifier les créneaux visuellement.
La vue chronologique montre rapidement quand chaque équipe est engagée, où apparaissent des lacunes et quelles zones ont besoin de personnel en même temps.
La bonne personne sur le bon créneau.
Disponibilités, qualifications et règles permettent d’affecter les bons bénévoles aux bons créneaux.
Plusieurs façons de pourvoir les créneaux
Selon l’événement, la direction détermine comment les bénévoles sont affectés et comment les absences de dernière minute sont remplacées.
Affectation manuelle
La direction opérationnelle affecte précisément les bénévoles à un créneau donné.
Répartition automatique
Le système peut également répartir les bénévoles appropriés sur les affectations selon leurs disponibilités et les règles définies.
Choix autonome
Les bénévoles peuvent choisir eux-mêmes le créneau souhaité parmi les affectations encore disponibles.
Pool de bénévoles & renforts
Tu mobilises de manière flexible et rapide les bénévoles disponibles et les réserves.
Liste d’attente & propositions de remplacement
Les places libres peuvent être proposées directement aux bénévoles appropriés sur la liste d’attente.
Échange de créneaux
Les échanges restent entièrement gérés dans la planification.
Contrôles automatiques
Le système détecte les erreurs de planification courantes dès l’affectation.
Contrôle de capacité
Aucun créneau ne peut être surbooké au-delà du nombre de bénévoles défini.
Contrôle des chevauchements
Le système détecte également les affectations qui se chevauchent pour un même bénévole.
Âge minimum
Tu définis un âge minimum pour certaines tâches, que le logiciel contrôle ensuite.
Qualifications
Certaines tâches peuvent exiger des compétences ou conditions précises.
Qualifications vérifiées
Le logiciel distingue les qualifications déclarées par le bénévole de celles vérifiées par l’organisation.
Limites d’affectations & d’heures
Tu peux également définir le nombre maximal d’affectations ou d’heures de travail par bénévole.
Simple pour celles et ceux qui donnent un coup de main.
Le lien personnel direct donne immédiatement accès aux affectations, briefings, fichier calendrier et QR code. Tout fonctionne sur mobile sans connexion compliquée.
Toutes les informations personnelles au même endroit.
La vue mobile réunit les affectations personnelles, le fichier calendrier, le QR code, la photo de profil et le contact direct avec la direction.
Samedi · 17:00–21:00
Entrée nord · tenue noire
Ouvrir directement ou télécharger
Les informations là où elles sont utiles.
Les messages restent directement liés à l’événement, au bénévole et à l’affectation au lieu de se perdre dans les chats et fils d’e-mails.
Plusieurs canaux
E-mail, SMS et WhatsApp fonctionnent avec des modèles, briefings, check-lists et documents partagés de manière ciblée.
Tu envoies automatiquement confirmations, informations et messages organisationnels par e-mail.
SMS
Pour les informations brèves et urgentes, tu peux aussi utiliser les SMS via l’intégration Twilio prévue.
La communication WhatsApp peut également être intégrée via la Meta Cloud API.
Modèles & briefings
Les modèles regroupent messages, lieu de rendez-vous, tenue, déroulement et informations de travail.
Automatisation & check-lists
Les processus déclenchent les messages appropriés tandis que les tâches peuvent être cochées directement.
Questions & documents
Les questions des bénévoles ainsi que les plans et fichiers partagés restent rattachés à l’événement.
Le jour de l’événement, seul compte ce qui se passe maintenant.
Le tableau de bord en direct affiche en continu les effectifs, points ouverts et statuts.
Tableau de bord en direct
Auto-RefreshQR-Check-in
Le responsable de créneau enregistre l’arrivée et le départ des bénévoles par caméra ou, alternativement, par saisie manuelle du code.
Pilotage sur place
Les fonctions opérationnelles importantes restent directement liées à l’événement.
Check-in & Check-out
Tu documentes la présence directement sur l’affectation.
No-show
Tu marques les bénévoles absents comme No-show.
Incidents
Tu documentes directement les problèmes opérationnels et poursuis ensuite leur traitement.
Escalades
Tu transmets les points critiques directement au niveau responsable.
Tâches internes
Les tâches ouvertes de la direction sont elles aussi gérées directement dans l’événement.
Activity Feed
Les changements opérationnels importants restent ainsi traçables.
Pas seulement les personnes. Aussi le matériel & la logistique.
Tenues, restauration, badges et radios peuvent être organisés directement avec les affectations des bénévoles.
Remise & retour
Tu gères directement le matériel, les tenues, la restauration et les plans pour chaque bénévole.
Matériel & plans du site
Enregistrer et mettre à disposition radios, outils ainsi que plans de salle et du site.
Tenues & informations alimentaires
Les tailles et informations alimentaires pertinentes sont également intégrées directement à la planification.
Badges & clés
Tu documentes également badges, clés ou autres objets remis.
Retour
Le matériel est non seulement remis, mais aussi enregistré lors de son retour.
Restauration
Les repas et besoins de restauration peuvent être planifiés directement dans l’organisation.
Points interactifs
Les points interactifs rendent visibles les emplacements importants sur les plans du site.
Gérer proprement aussi les affectations rémunérées.
Les affectations bénévoles et rémunérées, les modèles de rémunération et les heures effectives peuvent être gérés dans le même événement.
Différents modèles
Salaire, forfaits, heures cibles ou points : chaque modèle reste transparent et facile à évaluer.
Non rémunéré & système de points
Les missions bénévoles fonctionnent sans rémunération ou peuvent être complétées par des points.
Salaire horaire & heures cibles
Le temps de travail effectif et les heures cibles attendues restent directement comparables.
Salaire journalier
Pour des journées entières, tu utilises un montant journalier défini.
Forfait
Tu peux aussi définir un montant fixe par affectation ou tâche.
Heures effectives & réalisation
Le logiciel enregistre le temps effectué puis le compare aux objectifs personnels.
Check-in/out & corrections
Les temps de présence servent de base, tout en restant ajustables de manière traçable.
Importer les données. Exporter les aperçus.
Importer des listes de bénévoles existantes puis exporter les plannings ou données d’événement en PDF, CSV et XLSX.
Import CSV
Tu importes les données de bénévoles existantes dans le système via des fichiers CSV structurés.
Konzertmeister
Pour les organisations existantes, l’intégration prévue avec Konzertmeister peut également reprendre les données des membres.
PDF, CSV & XLSX
Tu exportes les plannings et données d’événement pour l’exploitation, l’archivage ou le traitement ultérieur.
Pour une direction. Ou toute une équipe d’organisation.
Les rôles et responsabilités répartissent la planification et l’exécution sur toute l’équipe d’organisation.
Collaboration
Les équipes travaillent avec des responsabilités claires tandis que plusieurs événements, données de base et documents restent gérés de manière centralisée.
Équipe d’organisation
Tu intègres directement d’autres personnes dans l’organisation de l’événement.
Responsables de secteur
Tu peux limiter les responsabilités à certaines zones de l’événement.
Commentaires
Tu consignes les informations internes directement sur les processus concernés.
Activity Feed
Les changements importants dans l’exploitation de l’événement restent ainsi traçables pour la direction.
Aperçu des événements & données de base
Tu gères les événements et les données d’organisation de manière centralisée dans le profil client.
Factures & téléchargements PDF
Les factures et documents d’événement disponibles peuvent également être consultés et téléchargés directement.
Accès uniquement là où il est nécessaire.
Les accès basés sur les rôles rendent les données opérationnelles disponibles sans exposer inutilement des informations personnelles.
Rôles & droits
Tu limites les accès selon le rôle et la responsabilité organisationnelle.
Protection des données des bénévoles
Les bénévoles voient leurs propres informations, mais pas automatiquement les données personnelles des autres bénévoles.
Connexion client sécurisée
En plus du mot de passe, tu peux sécuriser l’espace client avec un lien e-mail à durée limitée.
Prêt pour ta prochaine équipe de bénévoles ?
Lance ta planification : crée ton événement, teste la démo ou continue directement dans ton compte existant.